Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «3. Списочный и явочные состав работающих». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Куда относятся декретники
Выше продемонстрировано, что процедура вычисления количественных характеристик персонала достаточно проста. Путаница возникает, как правило, в связи с существованием среди персонала тех, кто входит в численность работников списочного состава, но не входят в среднесписочный состав. Это касается, к примеру, такой категории, как женщины (в некоторых случаях мужчины), находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Входят ли декретники в списочную численность работников? Утвердительный ответ на этот вопрос дает п. 77 Указаний Росстата (утв. Приказом Росстата от 22.11.2017 №772). Однако п.79.1 этого же документа гласит, что данная категория работников не включаются в среднесписочный показатель. Правило распространяется и на лиц, обучающихся или поступающих в образовательное учреждение при нахождении в отпуске без сохранения заработной платы.
Порядок расчета среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:
1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.
В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников, находящихся в командировках и отпусках.
Как рассчитать среднесписочную численность работников за отчетный период?
Ведение бухгалтерской отчетности – дело хлопотное и непростое. Особенно это касается владельцев небольших предприятий, которые занимаются ведением бухучета самостоятельно, не прибегая к помощи профессионалов.
Ежегодно необходимо подавать заполненные отчетности в различные государственные службы, в первую очередь – в налоговую. Необходимо всегда успевать в срок, да еще и предоставлять отчетности без малейших ошибок. В противном случае можно получить немаленький штраф.
Однако на самом деле ведение бухгалтерской отчетности не представляет особых проблем и сложностей для того, кто полностью разобрался в ее принципах и правилах. И сегодня мы постараемся максимально доступно объяснить один из аспектов бухучета, а именно расчет среднесписочной численности работников предприятия.
Это достаточно важный показатель, который включается в обязательном порядке практически во все годовые отчеты компаний. Он необходим налоговым службам для проведения – как выборочной проверки работников, так и общего контроля за деятельностью предприятия. Среднесписочная численность сотрудников показывает среднее число работников за какой-либо отчетный период.
Как правило, за отчетный период принимается один месяц либо один год. Причем расчет среднесписочной численности сотрудников за год основывается на месячном расчете. Поэтому в любом случае необходимо овладеть навыком расчета для обоих из этих отчетных периодов.
Расчеты подкрепляются соответствующей правовой базой, которая позволит руководителям и бухгалтерам решать определенные спорные вопросы, например:
- учитывается ли в расчетах сотрудник, отправленный на работу за границу;
- учитываются ли при расчете среднесписочной численности рабочие на простое;
- нужно ли принимать во внимание сотрудников на испытательном сроке.
В п. 92 Порядка говорится, что средняя численность работников (включая иностранных граждан), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется путем определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.
Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и весь год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев.
Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
В среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются: индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги; лица несписочного состава, не оформившие с организацией договоров гражданско-правового характера.
Как трансформировать списочный состав в среднесписочную численность?
Списочная численность работников определяется на одну конкретную дату, а ССЧ – это усредненное значение на период (месяц, квартал, год и т.д.).
Практика показывает, что ССЧ – более востребованный показатель, чем списочный состав. Его используют при определении способа сдачи налоговой отчетности, распределении налога на прибыль между обособленными подразделениями, расчете количества квот для инвалидов и других целей.
Что такое списочная численность кадров? Это «отправная точка» для вычисления ССЧ. Чтобы трансформировать один показатель в другой, из первого нужно вычесть количество сотрудников:
- в отпусках по БиР и по уходу за малолетними детьми;
- студентов вузов и сузов, проходящие практику на предприятии и зачисленные на рабочие места;
- лиц, ушедших в учебный отпуск без сохранения зарплаты;
- инвалидов ВОВ.
Если специалист трудоустроен на условиях неполного дня, для определения ССЧ его учитывают не как целую единицу, а пропорционально фактически отработанному времени.
Чтобы найти ССЧ, бухгалтер складывает скорректированную списочную численность на все даты периода. Значение показателя в выходные и праздники принимается таким же, как в предшествующую буднюю дату. Полученная сумма делится на количество календарных дней в интересующем отрезке времени.
Понятия профессии, специальности, квалификации
Профессия — род трудовой деятельности (занятия) человека, требующий спецподготовки, получения образования. Информационные профессии: ученый, программист. Творческие: писатель, актер, музыкант.
Понятие «специальность» подразумевает наличие целого комплекса знаний, умений, навыков по одному направлению в рамках одной профессии. Специальность подтверждается дипломом. Например: врач-терапевт, культуролог, менеджер, парикмахер.
Квалификация — степень подготовки, соответствия конкретному уровню профессиональных требований. Для специалистов, служащих ее уровень (1, 2. 3 категория) определяют по образованию и аттестации. Для рабочих уровень (разряд) — в зависимости от проф.подготовки.
Среднесписочная численность работников за год
| Наименование периода | Среднесписочная численность, чел |
| Январь | 500 |
| Февраль | 503 |
| Март | 510 |
| Апрель | 511 |
| Май | 511 |
| Июнь | 515 |
| Июль | 516 |
| Август | 517 |
| Сентябрь | 520 |
| Октябрь | 520 |
| Ноябрь | 521 |
| Декабрь | 521 |
| Всего: | 6165 |
Среднесписочную численность за год определим следующим способом: суммируем среднесписочную численность за каждый месяц года и делим данную сумму на количество месяцев в отчетном периоде, то есть на 12 месяцев.
В нашем примере: (500+503+510+511+511+515+516+517+520+520+521+521)/12 = 6165/12=514 человек.
Типовые нормы численности персонала
Норма численности — число сотрудников, имеющих определенную профессиональную квалификацию для выполнения определенных управленческих или производственных функций или в заданных организационно-технических условиях.
Для расчета этих норм учитывается состав или объем работ, наиболее типовые для данной категории персонала. Поэтому показатель не очень точный : при любом отклонении фактических показателей от типовых уменьшается точность результата. Чаще всего нормы представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Приказе Департамента образования Тверской области № 409 от 31.05.2005 нормативы штатной численности работников образовательных организаций рассчитываются не из фактического, а из расчетного количества классов и групп продленного дня в зависимости от нормы наполняемости 25 человек в классе.
Различия показателей, их применение
Различия показателей можно определить по их названиям. Как мы уже выяснили, СЧ – это общее количество работающих лиц, трудоустроенных по соглашению с работодателем, не зависимо от их присутствия на рабочем месте. Он используется при составлении «Све6дений о неполной занятости и движении работников». В Указаниях по составлению отчетной формы приводится полный перечень вида трудящихся, которые входят в расчет. Но также стоит учитывать тот факт, что в нее не включаются внешние совместители и лица, оформленные по гражданско-правовым соглашениям. Кроме данной формы предприятия обязаны составлять отчет 4-ФСС, который также отображает информацию о СЧ фирмы за определенный промежуток времени.
Расчет норматива осуществляется путем исчисления количества трудоустроенных лиц, сведения берутся из штатного расписания. Каждое трудоустроенное по трудовому договору физическое лицо учитывается в спис. составе как одна единица учета. Но, если гражданин числится на предприятии, как внутренний совместитель и занимает более 1 ставки, то он учитывается в составе списка по основной занятости, то есть, также как одна единица. Если ставку занимает внешний совместитель, он в расчет показателя не включается. Более подробные моменты подсчета приведены в Указаниях по составлению статотчетности.
В сравнении явочная и списочная (кадровая) численность работников имеют иное предназначение и характеристику. Под следующей величиной понимается указание числа физлиц из количества СЧ, но реально присутствующие на служебном месте в определенный промежуток времени. Этот норматив применяется для исчисления эффективности производства, обоснованности расходов по оплате наемного труда, обеспечение квалифицированного управления персоналом. Норматив ЯЧ указывается в табелях рабочего времени по формам Т-12 и Т-13.
Сфера использования величины ЯЧ определена Указаниями по заполнению документов. Это:
- определение выработки рабочего времени;
- контроль соблюдения производственного процесса;
- учет фактических часов, отработанных каждым из трудящихся;
- сбор информации о фактически отработанных часах;
- исчисление фонда оплаты труда;
- формирование статистических отчетов по труду.
Исчисление двух показателей направлено не только на формирование статотчетности, но и на контроль и обеспечение эффективности и укомплектованности производственного процесса персоналом, транспортом, оборудованием и прочего. Исчисление величин позволяет определить необходимость полного укомплектования персонала, произвести анализ управления рабочим процессом и исключить длительные простои производства.
Группы работников, не включаемые в расчет списочного состава
Трудящиеся, не включенные в ССР, формируют несписочный состав работников (НСР). Это перечень нанятых лиц, не отражаемых в статформах.
Действующие нормы определяют, что специалист может включаться либо в одну, либо в другую категорию, но не в обе сразу.
Не включаются в списочный состав работники:
- единоразово нанятые на работу по соглашению ГПХ;
- трудоустроенные в качестве внешних совместителей;
Внутренние совместители, оформленные на две должности внутри хозсубъекта, включаются в ССР.
- делегированные в другую компанию без сохранения зарплаты;
- делегированные компанией для получения образования с отрывом от работы;
Исключаются из ССР, но не формируют НСР уволившиеся в положенный по закону срок, до его истечения или в одностороннем порядке, без извещения администрации.
Кто исключается из расчета
Как сказано выше, списочная численность включает в себя работников, заключивших с предприятием трудовые отношения вне зависимости от их характера и продолжительности. В соответствии с п.79 упомянутых выше Указаний Росстата, в списочную численность не включаются работники:
- принятые на работу по внешнему совместительству;
- работающие по договорам гражданско-правового характера;
- работающие по специальным договорам предприятия с госслужбами о привлечении рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание);
- переведенные на работу в другую организацию;
- направленные на обучение с отрывом от работы и без сохранения заработной платы;
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения;
- адвокаты;
- военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.
Как производится подсчет?
Чтобы провести подсчет, необходимо воспользоваться алгоритмом, который дает возможность осуществить определение точного количества работников, осуществляющих трудовую деятельность на предприятии. В целом методика подсчета ничем особым не отличается от того, как происходит расчет среднесписочной или среднегодовой численности.
Списочная численность персонала в первую очередь рассчитывается по каждому рабочему месяцу в одном календарном году. То есть необходимо сначала посчитать количество всех сотрудников, связанных трудовыми отношениями с организацией, за каждый отдельный месяц и даже за каждую календарную неделю и день.
Это необходимо, поскольку за 1 год кадровый состав предприятия претерпевает некоторые изменения: число работников может либо увеличиваться, либо сокращаться. По этой причине и нужен детальный расчет.
Применение среднесписочной численности
Мы уже определились, что среднесписочной признают численность работников за конкретный период времени.
Рассчитывают ее при подготовке сведений в налоговые органы. По среднесписочной численности отчитываются ежегодно, за предыдущий год. Согласно НК РФ подать сведения нужно до 20 января того месяца, который непосредственно следует за расчетным. Если крайний день сдачи приходится на выходной, то крайний срок для предоставления сведений переносится на ближайший рабочий день.
Важно! Крайний срок для сдачи сведений за 2021 год – это 20 января 2021 года, но так как эта дата выпадает на субботний нерабочий день, то крайний срок переносится на 22 января 2021 года.
Если своевременно не предоставить сведения в налоговую, то организации и ее руководителю грозит начисление штрафов:
- 200 рублей – для организации;
- 300 – 500 рублей – для руководителя.
Этот несложный в расчете показатель является довольно важным для организации, так как на основании его определяется порядок представления отчетности. Например, при показателе среднесписочной численности свыше 100 человек, отчитываться организации придется только в электронном виде. За исключением декларации по НДС и отчетности в ПФР и ФСС. Декларацию по НДС в электронном виде обязаны представлять абсолютно все организации и предприниматели в не зависимости от того, какова численность сотрудников. Для представления отчетности в ПФР и ФСС в электронном виде лимит по количеству сотрудников другой – он равен 25 человекам. То есть если в организации среднесписочная численность сотрудников превышает 25 человек, то представлять отчеты в ФПР и ФСС можно только в электронном виде.
В чем разница между средней и среднесписочной численностью
Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Итого 802 Рассчитаем среднесписочную численность за декабрь: 802 чел.-дн. : 31 дн. = 25,87 чел. В целых единицах она составит 26 человек.
Правила расчета среднесписочной численности за квартал, год или другой период таковы: необходимо сложить среднесписочную численность работников за каждый месяц периода и разделить на количество месяцев.
Допустим, если требуется узнать показатель за квартал, то делить нужно на 3, если за год, — на 12. При этом показатель, полученный за месяц, не следует округлять до целых единиц. Округлению подлежит только конечный результат среднесписочной численности за расчетный период.
Четыре нюанса при расчете среднесписочной численности работников Нюанс 1. Если организация неполный месяц осуществляла предпринимательскую деятельность, то рассчитывать среднесписочную численность работников за этот период она должна следующим образом.