Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка 2 НДФЛ в свободной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оформляется документ в компании, в которой работает гражданин. Надо отметить, что унифицированной формы такой справки не существует. Наниматель может утвердить ее самостоятельно, но вполне вероятно, что форма не разработана. Поэтому у бухгалтеров, к которым сотрудники обращаются за справкой, иногда возникают сложности — что именно в ней указать?
В каком случае применяется
Справку запрашивают различные учреждения, органы власти, суды, приставы и прочие, чтобы:
- Удостоверить официальность дохода, его размер и стабильность поступлений;
- Узнать о стаже работы, должности и квалификации гражданина.
Чаще всего справка нужна:
- Банкам и кредитным организациям;
- Для представления на новом рабочем месте;
- Органам соцзащиты и прочим для определения льгот и причитающихся выплат (образец – справка о доходах за 3 месяца для уплаты детского пособия);
- В центр занятости для определения пособия;
- Судебным органам;
- Приставам при исполнении исполнительного листа;
- Прочим организациям.
Правила оформления справки
Даже для свободной формы должны соблюдаться определённые требования заполнения. Иначе справку могут просто не принять. Условно документ можно разделить на несколько информационных блоков:
- Часть о нанимателе. Указание названий (полного и сокращённого), юрадрес и фактическое местоположение, форма организации, коды деятельности, информация о регистрации и прочее. Реквизиты можно не указывать, если справка составляется на фирменном бланке;
- Часть о работнике. Указывается стандартная информация: имя, данные удостоверяющего документа;
- Основная часть — та информация, ради которой и бралась справка. Данные о полученных доходах за запрашиваемый период (помесячно).
Можно ещё отдельно выделить блок с удостоверяющими подписями и печатями. За достоверность справки расписывается исполнитель, который ее составил, и руководитель организации. Печать ставится при условии, что она есть на предприятии. Хотя она и не относится к обязательному, при наличии ее лучше поставить. Пример справки о доходах в свободной форме есть на нашей странице, подробную инструкцию рассматриваем в следующем разделе.
Запрещаются:
- Исправления, помарки, зачеркивания;
- Использование корректирующей жидкости;
- Печатать на обеих сторонах листа;
- Документ с явными дефектами печати (пятна, полосы, блеклая печать).
Справка о доходах и суммах налога: общая информация
Начиная с отчетности за первый квартал 2021 года, нужно применять форму, утвержденную приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Прежде использовали бланк, утвержденный приказом ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Отметим, что новый вариант полностью идентичен устаревшему.
Обязанность налогового агента выдать физическому лицу справку по указанной форме закреплена пунктом 3 статьи 230 НК РФ. Однако Налоговым кодексом не установлено, в какой форме работник должен подать заявление на получение такой справки, и в какой срок налоговый агент должен ее выдать. Нет и утвержденного порядка заполнения справки о доходах и суммах налога.
При этом для формы 2-НДФЛ (она сдается в ИФНС) предусмотрен порядок заполнения и представления в налоговые органы (утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@). На наш взгляд, составлять справки о доходах и суммах налога по запросам работников нужно по тем же правилам, что и форму 2-НДФЛ. Во-первых, так будет проще для бухгалтера. Во-вторых, физлица нередко берут справки, чтобы представить их в инспекцию для получения налогового вычета. Логично предположить, что налоговикам проще проверить документ, оформленный привычным для них способом.
Что касается заявления физлица на выдачу справки, то каждая компания или ИП может разработать соответствующий бланк самостоятельно, либо принимать такие заявления в свободной форме. Многие работодатели выдают справки по устной просьбе сотрудников, и это не является нарушением.
Добавим, что налоговая ответственность за невыдачу работнику справки о доходах и суммах налога, либо за ее неправильное заполнение, не предусмотрена. В то же время за отказ представить физлицу такую справку существует административная ответственность.. Согласно статье 5.39 КоАП РФ штраф для должностных лиц составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей.
Как внести данные в справку о доходах
Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.
|
ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ |
|
| Номер справки | Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода.
То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися |
| Номер корректировки сведений | При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной |
| Раздел 1. Данные о физическом лице | Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ.
Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента |
| Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку.
Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде |
| Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет.
Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего |
| Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога | Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо |
Существует ли 2-НДФЛ для неработающих?
Как мы уже сказали выше, справка 2-НДФЛ оформляется работодателем. В случае если таковая потребовалась уже после увольнения работника, он все равно имеет право обратиться к бывшему работодателю и попросить оформить справку за период, который у него работал. Следует отметить, однако, что данный документ отражает лишь тот объем дохода гражданина, который облагался налогом на доходы физических лиц.
Если лицо не имеет официального дохода, не трудоустроено, то такой налог с гражданина не взыскивается — а если налог за определенный период взыскан не был, то и получить справку о доходах в данном случае не представляется возможным.
Если же гражданину необходимо доказать, что он не получал заработную плату или не имел иного официального дохода, ему будет достаточно представить свою трудовую книжку, в которой будет отметка о дате увольнения с последнего места работы.
В каких случаях может потребоваться справка или 2-НДФЛ?
Чаще всего справка о размере заработной плате требуется в следующих ситуациях:
- в пенсионный фонд для расчёта и назначения пенсии;
- в посольство, если человек хочет получить визу;
- в банковские организации с целью получения ипотеки, кредита, ссуды;
- в центр занятости населения для постановки на учёт и расчёта пособия по безработице;
- в иные организации в случае необходимости (налоговая служба, оформление опеки, устройство на новую работу и другие ситуации, где нужно подтвердить свой доход и финансовое положение);
- в департамент социальной защиты для оформления пособия либо надбавки;
- в иные организации в случае необходимости (налоговая служба, оформление опеки, устройство на новую работу и другие ситуации, где нужно подтвердить свой доход и финансовое положение).
Порядок и срок выдачи бланка по месту работы
| Написание письменного запроса на имя руководителя о том, что Вам нужна справка о доходах. Для этого нужно подойти к секретарю, специалисту отдела кадров или сразу же – к ответственному бухгалтеру. Для госслужащего в 2021 те же правила запроса справки о доходах (можно на этой странице). | Если учреждение, в которое будет отдаваться справка, дало примерную форму – приложите ее к заявлению. Обычно работники в устном виде запрашивают документ сразу же у бухгалтера или специалиста отдела кадров. По закону это должно происходить именно в письменном виде, чтобы обезопасить себя на случай, если работодатель откажется давать справку |
| На рассмотрение заявки и подготовку исходных данных уходит три дня | Время рассчитывается с момента поступления заявления работодателю. Отказ в представлении справки, затягивание сроков – незаконно со стороны нанимателя |
| Готовую справку можно получить у секретаря, в отделе кадров или у бухгалтера. | Также документ могут передать непосредственному начальнику заявителя |
| Обычно готовится один экземпляр бумаги, но по запросу – исполнитель подготовит такое количество, которое надо заявителю | Отказывать наниматель в справке не может даже, если это уже не первый запрос за год. |
Если учреждение или госорган не устанавливает жестких требований – скачайте справку о доходах и занесите ее в бухгалтерию.
Официального срока действия у документа нет, актуальность устанавливает учреждение, в которое готовится справка. Поскольку документ удостоверяет доход за последнее время, считается, что она актуальна в течение 30-ти дней. Поэтому целесообразнее брать бумагу в начале месяца, когда готовы начисления и сдана бухгалтерская отчетность.
Что касается информативной части, то есть непосредственно размера доходов сотрудника, то некоторые органы соцзащиты требуют представить эти сведения в виде таблицы. Она имеет примерно такой вид:
| Месяц | Общая сумма выплат (руб.) | Удержано (руб.) | Выдано на руки (руб.) |
| октябрь | 10 000 | 1 300 | 8 700 |
| ноябрь | 10 000 | 1 300 | 8 700 |
| декабрь | 10 000 | 1 300 | 8 700 |
| Итого | 30 000 | 3 900 | 2 6100 |
Чтобы сотрудник не терял времени, а бухгалтер заново не переделывал справку, лучше узнать заранее, в каком виде должны быть представлены данные.
Самостоятельно передать справку 2-НДФЛ с прошлого рабочего места очень выгодно самому работнику. Только на основании этого документа бухгалтерия новой компании может правильно начислить сумму предполагаемых пособий. Если расчет осуществляется на основании справки, минуя общие нормативные документы, окончательная сумма к выплате может быть значительно выше.
Если сотрудник попадает в категорию граждан, к которым применяется статья 218 Налогового Кодекса РФ, будущий работодатель имеет право требовать от потенциального сотрудника предоставить документ в обязательном порядке. Только в этом случае можно гарантировать правильность начисления детских и недетских вычетов от государства.
Согласно статье 218-ть, если сотрудник имеет годовой доход менее 350000 руб. и это отображено в соответствующем документе он может претендовать на начисление соответствующего пособия.
Сроки выдачи справки о доходах работодателем и ее действительность
Обязанность работодателя осуществлять выдачу работнику документов, касающихся трудоустройства лица, установлена в ст. 62 ТК РФ. В перечне указанных в статье документов имеется справка о доходах. Срок выдачи установлен в пределах 3 дней. Исчисление периода производится в рабочих днях. Справка о доходах выдается в обязательном порядке при увольнении работника одновременно с расчетом в последний рабочий день. В зависимости от места представления срок действия справки имеет отличия.
| Место и назначение представления | Период действительности |
| ИФНС для заявления льготы | Не имеет ограничения |
| Кредитное учреждение для оформления договора | Устанавливается самим банком и может зависеть от вида кредитования, наиболее распространен срок в пределах 1-2 месяцев |
| Оформление визы для зарубежной поездки | В пределах 30 дней |
| Центр занятости для оформления пособия | Не более 1 года |
| Социальные службы для получения помощи | В пределах месяца, следующего за истекшим |
Ошибочные сведения, указанные в справке
Документ требуется для представления в официальные источники, что обязывает работодателя указывать достоверную информацию. Справки формируются преимущественно на основании информации программного обеспечения по начислению заработной платы. Данные вносятся в базы учетными работниками, что в ряде случаев приводит к ошибкам. При получении справки необходимо проверить:
- Наличие и полноту сведений, представленных о работодателе.
- Верность указания данных о лице.
- Точность периода выдачи справки и месяцев получения дохода.
- Перечень предоставленных работодателем льгот.
- Наличие подписи ответственного лица и печати предприятия.
- Корректность расположения подписи в документе и точность оттиска печати.
Несоответствие указанных данных реальным сведениям может привести к отказу в получении льготы, кредита, визы, пособия или необходимости повторного обращения к работодателю.
Новые сроки сдачи в 2020 году
Налогоплательщикам сдавать отчетность по новым формам придется по новым срокам. Теперь последняя дата предоставления отчета не зависит от того, удержан налог с выплаченных доходов или нет. Законодательством определены следующие условия:
- Если налог удержан (признак 1 или 3), значит, организация должна отправить отчет не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В нашем случае 1 марта выпадает на воскресенье. Предусмотрен перенос на 02.03.2019. Отметим, что ранее для справок с признаком 1 или 3 действовал иной срок — до 1 апреля.
- Налог удержать невозможно (признак 2 или 4) — организация должна отчитаться по таким выплатам до 01.03.2019, действует правило переноса на 02.03.2019.
Если организация находится на стадии ликвидации или реорганизации, то отправить форму 2-НДФЛ в 2020 году следует заранее. Конкретной даты не установлено, но предоставьте сведения в ФНС до внесения окончательных изменений в ЕГРЮЛ (о прекращении деятельности или о регистрации новой компании при слиянии, реорганизации). Такие нормы закреплены в Письме ФНС России от 27.11.2015 № БС-4-11/20731@.
Как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Сразу оговоримся, что речь идет об отчете, формируемом для предоставления в территориальное отделение Федеральной налоговой службы. Проверьте обязательные реквизиты документа:
- Новый формат документа. Отчет по старой форме не примут!
- Персональные сведения о физическом лице,. Это фамилия, имя и отчество (если имеется), ИНН, паспортные данные, адрес и дата рождения.
- Данные по ОКТМО. Указывайте актуальные сведения, иначе Налоговая инспекция забракует отчет.
- Суммы и коды доходов. Сравните с действующим перечнем кодов (прил. № 1 к обновленному Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
- Суммы и коды налоговых вычетов, положенных конкретному физическому лицу (прил. № 2 к Приказу № ММВ-7-11/387@).
- Проверьте, правильно ли вы определили ставку налога. Для сотрудника-резидента РФ ставка, определяемая работодателем, — только 13%.
- Признак справки (1 или 2). Значение зависит от того, удержан ли налог агентом либо это сделать невозможно.
- Проконтролируйте правильность арифметических расчетов в документе.