Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок возмещения командировочных расходов

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Изменения в бухгалтерии в 2023 году: таблица

Что изменилось	Как применять	С какой даты действует, основание
Единый налоговый платеж
Организации и ИП будут перечислять налоги и взносы единым налоговым платежом на единый налоговый счёт	Определение ЕНП и ЕНС появится новой статье 11.3 НК. В ней говорится, на какие даты будут отражать обязательства перед бюджетом, на основании каких документов. Задолженность будут учитывать в совокупности и с этой суммы насчитают пени. Налог на профдоход, сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов можно, но необязательно платить посредством ЕНП.	С 1 января 2023 года. П. 2 и 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Меняются правила, по которым налоги и взносы можно считать уплаченными	Налог считается уплаченным на дату перечисления ЕНП, если на соответствующую дату на ЕНС отражены обязательства (начисления). Также налог считают уплаченным на дату отражения обязательства на ЕНС, если до этого на ЕНС было положительное сальдо.	С 1 января 2023 года. П. 9 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Вводится новая отчётность о начислениях для ЕНП	Если срок уплаты налога или взноса наступает до срока декларации или по какому-то виду платежа налоговой отчётности нет, нужно сдавать налоговое уведомление об исчисленных суммах. Срок — 25 число месяца, в котором установлен срок уплаты.	С 1 января 2023 года. Подп. «и» п. 17 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Взыскивать неуплаченные налоги и взносы будут по новым правилам	Решения о взыскании отрицательного сальдо ЕНС инспекции будут размещать специальном реестре. Если сальдо изменится, сведения о корректировках направят в этот же реестр. Сумму блокировки банк будет ежедневно сверять с реестром решений о взыскании, где должна отражаться актуальная информация о сальдо по ЕНС. Сокращены сроки представления информации ИФНС в банк и банком в ИФНС. При заблокированном счёте можно будет открыть новый, но и по новым счетам ИФНС вынесет решение о блокировке.	С 1 января 2023 года. П. 11 и 12 ст. 1 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Защита капиталовложений
Установили особенности налогообложения при реализации соглашений о защите и поощрении капиталовложений (СЗПК)	Организации со статусом участника СЗПК, где стороной соглашения является РФ, в ряде случаев получили право уменьшать платежи в бюджет на налоговые вычеты в отношении: налога на прибыль; налога на имущество; земельного налога. В целях налогового вычета уполномоченный федеральный орган власти, с которым участник СЗПК подписал соглашение, направляет в налоговую службу уведомление о налоговом вычете. ФНС в течение десяти дней со дня получения уведомления направляет его в налоговый орган по месту нахождения налогоплательщика — участника СЗПК (по месту учёта в качестве крупнейшего налогоплательщика). Форму уведомления и порядок её заполнения должно утвердить Правительство (письмо ФНС от 29.06.2022 № БС-4-21/8092). В расходах по налогу на прибыль не учитывают, например, затраты на покупку, создание, достройку, дооборудование основных средств и НМА, по которым использовали или используют право на налоговый вычет для СЗПК. При этом основные средства, по которым применили или применят налоговый вычет для СЗПК, не амортизируют. Кроме того, в отношении налога на прибыль налоговую базу по деятельности, которая связана с проектом, определяют отдельно от базы по другим видам деятельности. Убыток от реализации проекта можно перенести на будущее по правилам НК, но только по налоговой базе этого проекта.	С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 225-ФЗ
Налог на прибыль
Перенесли срок сдачи отчётности и зафиксировали в НК срок уплаты налога	Декларацию по налогу на прибыль необходимо сдавать на три дня раньше: не 28-го, а 25-го числа. Таким образом, с 2023 года нужно отчитываться: за отчётные периоды — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным; за налоговый период — не позднее 25 марта 2024 года. Уплата авансовых платежей и налога теперь не привязаны к сроку сдачи декларации. Перечислить авансовый платеж нужно по-прежнему не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным, а налог — не позднее 28 марта 2024 года	С 1 января 2023 года. п. 1, 2 и 4 ст. 287, п. 3 и 4 ст. 289 НК, п. 22 и 23 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ
В 2023–2024 годах отрицательные курсовые разницы признаются в расходах только на дату погашения обязательства	Применяется также к обязательствам по договору банковского вклада (депозита). Аналогичные правила действуют с 2022 года в отношении положительных курсовых разниц.	С 1 января 2023 года. Подп. 6, 6.1 п. 7 ст. 272, подп. «а», «б» п. 13 ст. 2, ч. 1, 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ
Начинает действовать после приостановления нулевая ставка по доходам от акций российских высокотехнологичных (инновационных) компаний	Можно применить ставку 0 процентов к доходам по операциям или выбытию акций российских компаний независимо от состава их активов, если на дату выбытия или погашения одновременно выполняются два условия: акции относятся к ценным бумагам, обращающимся на организованном рынке ценных бумаг; являются акциями высокотехнологичного (инновационного) сектора экономики.	С 1 января 2023 года. Абз. 2 п. 2 ст. 284.2 НК, ст. 2 Закона от 29.12.2015 № 396-ФЗ
Расширили перечень имущества, по которому можно применять повышающий коэффициент к основной норме амортизации	Повышающий коэффициент не выше 3 к основной норме амортизации можно применять к: основным средствам, которые на дату ввода в эксплуатацию включены в единый реестр российской радиоэлектронной продукции; НМА в виде компьютерной программы ЭВМ и базы данных. За исключением активов, для которых срок полезного использования организация установила самостоятельно.	С 1 января 2023 года. п. 2 ст. 259.3 НК, п. 2 ст. 1 Закона 321-ФЗ.
Разрешили первоначальную стоимость основных средств и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта, увеличивать на коэффициент 1,5	При формировании первоначальной стоимости затраты можно увеличить на коэффициент 1,5 по: основным средствам и НМА на программы для ЭВМ и базы данных, которые относятся к сфере искусственного интеллекта; затратам на приобретение неисключительных прав на программы для ЭВМ и баз данных, которые относятся к сфере искусственного интеллекта. Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных.	С 1 января 2023 года. п. 1 и 3 ст. 257 НК, подп. 26 п. 1 ст. 264 НК, п. 28 и 29 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 323-ФЗ
Расширили перечень расходов, к которым можно применять инвестиционный вычет	Инвестиционный вычет в размере до 100 процентов можно получить по основным средствам и НМА, которые относятся к сфере искусственного интеллекта. Такие объекты должны быть включены в реестры Минпромторга и Минцифры радиоэлектронной продукции и программ для ЭВМ, баз данных.	С 1 января 2023 года. подп. 7 п. 2 ст. 286.1 НК, п. 39 ст. 1 Закона 323-ФЗ от 14.07.2022 № 323-ФЗ
НДС
Изменили срок уплаты НДС в бюджет	Налогоплательщики и налоговые агенты перечисляют НДС в бюджет равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующего за истёкшим кварталом.	С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Уточнили порядок возмещения НДС на основании статей 176 и 176.1 НК	Отменили пункты 5–8, 10–12 статьи 176 НК, которые регулировали правила возмещения НДС при наличии либо отсутствии недоимки. Теперь вместо возврата денежных средств суммы, подлежащие возмещению, будут идти в счёт увеличения сальдо единого налогового счёта (ЕНС).Возместить НДС будет можно только при наличии положительного сальдо по всем налогам на ЕНС. Также уточнили порядок начисления процентов в связи с несвоевременным возвратом НДС, который был ранее возмещен. Проценты будут начисляться по истечении 10-дневного срока, исчисляемого с даты принятия решения о возмещении НДС. До 2023 года проценты начисляются по истечении 12 дней после завершения камеральной налоговой проверки.	С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Истёк срок освобождения от НДС реализации и ввоза племенных животных	В период с 01.01.2016 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС реализация и ввоз: племенного крупного рогатого скота, свиней, овец, коз, лошадей; эмбрионов, полученных от этих животных; спермы, полученной от племенных быков, племенных свиней, племенных баранов, племенных козлов, племенных жеребцов; племенной птицы (племенного яйца). Освобождение предоставляется при наличии племенного свидетельства государственной племенной службы. Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при реализации и ввозе вышеуказанных товаров будет применяться ставка НДС 20 процентов.	С 1 января 2023 года. Закон от 23.11.2020 № 375-ФЗ
Истёк срок освобождения от НДС ввоза воздушных судов, указанных в подпункте 21 статьи 150 НК	В период с 01.01.2020 по 31.12.2022 включительно освобождается от НДС ввоз гражданских воздушных судов, зарегистрированных в государственном реестре гражданских воздушных судов иностранного государства. Освобождение предоставляется при условии представления в таможенный орган копии соответствующего свидетельства (сертификата). Если освобождение не продлят, с 1 января 2023 года при ввозе вышеуказанных судов будет применяться ставка НДС 20 процентов.	С 1 января 2023 года. Ч. 2-3 ст. 3 Закона от 29.09.2019 № 324-ФЗ
Истёк срок применения ставки НДС 10% по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа	В период 01.07.2015 по 31.12.2022 включительно по внутренним авиаперевозкам пассажиров и багажа применяют ставку НДС 10%. Если срок действия ставки НДС 10% не продлят, такие авиаперевозки будут облагаться НДС по ставке 20 процентов. Исключением будут авиаперевозки: в Крым, Севастополь и обратно; Калининградскую область, Дальневосточный федеральный округ и обратно; маршрут которых не предусматривает вылетов и посадок в Москве и Московской области. Такие перевозки облагают НДС по нулевой ставке.	С 1 января 2023 года. Ст. 4 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ
Акцизы
Установили ставки акцизов на 2025 год	Например, ставки на сигареты и папиросы составят 2760 рублей за 1000 шт. плюс 16 процентов расчётной стоимости, исчисляемой исходя из максимальной розничной цены, но не менее 3750 рублей за 1000 шт. При совершении подакцизных операций с автомобилями легковыми с мощностью двигателя свыше 67,5 кВт (90 л. с.) и до 112,5 кВт (150 л. с.) включительно нужно исчислять акциз по ставке 59 рублей за 0,75 кВт (1 л. с.).	С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 323-ФЗ
НДДДУС
Уточнили параметры применения налога на дополнительный доход от добычи углеводородного сырья (НДДДУС)	Предоставили возможность применять налог для участков недр с высокой степенью выработанности запасов углеводородного сырья и вновь вводимых участков недр, соответствующих установленным условиям. Кроме того: обновили отдельные требования к участку недр в целях признания дохода от добычи объектом налогообложения по НДДДУС; скорректировали перечень фактических расходов по добыче углеводородного сырья на участке недр, связанных с производством и реализацией; изменили правила определения расчётной выручки за календарный месяц от реализации углеводородного сырья, добытого на участке недр. Отдельные изменения распространяются на правоотношения, возникшие начиная с 2019, 2021 и 2022 года.	С 1 января 2023 года. Закон от 28.06.2022 № 234-ФЗ
Налог на имущество
Не будут повышать кадастровую стоимость недвижимости в целях налога на имущество организаций и земельного налога на 2023 год	Налоговую базу на 2023 год по налогу на имущество и земельному налогу в отношении «кадастровой» недвижимости определяют как кадастровую стоимость в ЕГРН по состоянию на 1 января 2022 года. Исключение: кадастровая стоимость выросла из-за изменения характеристик объекта, например, назначения или площади. В таких случаях налоговую базу определяют с учётом новых характеристик. Если по состоянию на 1 января 2023 года кадастровая стоимость в ЕГРН снизится по сравнения с показателем на 1 января 2022 года, при исчислении налога на имущество и земельного налогов, а также авансовых платежей за 2023 год, используйте сниженный показатель (информация ФНС от 24.03.2022).	С 1 января 2023 года. П. 17–18 ст. 2, ч. 2 ст. 5 Закона от 26.03.2022 № 67-ФЗ
Освободили от обязанности российские организации подавать декларацию по налогу на имущество по «кадастровой» недвижимости	Начиная с отчётности за 2022 год декларации по налогу на имущество в отношении «кадастровой» недвижимости российские организации подавать не должны. Вместо этого они ежегодно будут получать из ИФНС сообщение об исчисленной сумме налога. Если организация не подавала заявление на льготу и не получила такое сообщение, она обязана направить инспекторам сообщение о наличии «кадастровой» недвижимости, которую признают объектом налогообложения. Его форму налоговики пока не утвердили. Рассчитывать и перечислять в бюджет сумму авансовых платежей и налога по «кадастровой» недвижимости российские организации должны самостоятельно в общем порядке. Иностранные организации по-прежнему обязаны включать в декларацию «кадастровую» недвижимость.	С 1 января 2023 года. Подп. «б» п. 83 ст. 2 и п. 5 ст. 10 Закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ Приказ ФНС от 16.07.2021 № ЕД-7-21/667
Изменили правила, по которым власти регионов устанавливают дифференцированные ставки по налогу на имущество	Власти регионов вправе устанавливать дифференцированные ставки налога только в зависимости от вида недвижимости, облагаемой налогом на имущество и (или) его кадастровой стоимости. Дифференциация налоговых ставок в зависимости от категорий налогоплательщиков и (или) категорий имущества, в том числе в зависимости от площади имущества, не допускается (письмо ФНС от 01.03.2022 № БС-4-21/2451).	С 1 января 2023 года. Подп. «а» п. 50 ст. 1 Закона от 29.11.2021 № 382-ФЗ
Обновили форму, формат и порядок заполнения декларации по налогу на имущество	Подают декларацию по новой форме начиная с отчётности за 2022 год. Помимо новых штрихкодов и технических поправок в отдельных строках, налоговики: уточнили порядок заполнения разделов 1-3 декларации; добавили новые коды налоговых льгот на федеральной территории «Сириус»; исключили коды льгот, которые действовали в 2020 году из-за коронавируса. Например, из раздела 1 декларации исключили строку 005 «Признак налогоплательщика». С её помощью ФНС определяла организации, которым продлены сроки уплаты налога и авансовых платежей в 2020 году из-за коронавируса (письмо ФНС от 07.10.2021 № БС-4-21/1421). Строки с кодами 007–040 заполняют в прежнем порядке.	С 1 января 2023 года. Приказы ФНС от 28.01.2022 № ЕД-7-21/53, от 09.08.2021 № ЕД-7-21/739
Утвердили форму, формат и порядок заполнения пояснения к сообщению об исчисленной сумме налога	Начиная с отчётности за 2022 год в отношении объектов, облагаемых по кадастровой стоимости, организация может получить сообщение об исчисленной сумме налога с неверной суммой налога. Например, когда ИФНС при расчёте налога не учла льготу. В этом случае в течение 20 дней можно подать в ИФНС пояснения или документы, подтверждающие правильность расчёта налога (п. 6 ст. 386 НК).	С 1 января 2023 года. Приказ ФНС от 30.03.2022 № ЕД-7-21/247
УСН
Перенесли сроки уплаты авансовых платежей и налога при УСН по итогам года, а также сроки представления декларации	Срок уплаты авансовых платежей по УСН перенесли с 25-го на 28-е число месяца, следующего за истёкшим отчётным периодом. Срок уплаты налога за год перенесли с 31 на 28 марта. Декларацию по УСН организации будут сдавать 25 марта вместо 31 марта, а ИП — 25 апреля вместо 30 апреля	С 1 января 2023 года. П. 41 и 42 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Вводят новые виды деятельности, которые нельзя вести на УСН	Упрощёнку не смогут применять организации и предприниматели, если производят ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов либо торгуют такими изделиями оптом или в розницу.	С 1 января 2023 года. П. 2 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ
ЕСХН
Изменились сроки декларации по ЕСХН и срок уплаты налога по итогам года	Срок декларации по ЕСХН перенесли с 31 на 25 марта. Срок уплаты ЕСХН за год перенести с 31 марта на 28 марта. Крайний срок уплаты авансового платежа за полугодие пока остался прежним — 25 июля.	С 1 января 2023 года. П. 38 и 39 ст. 2 и п. 1 ст. 5 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ
Патент ИП
Меняют перечень видов деятельности для ИП на патенте	ПСН не будет применяться в отношении деятельности по производству ювелирных и других изделий из драгоценных металлов, оптовой и розничной торговли такими изделиями.	С 1 января 2023 года. П. 3 ст. 1, п. 2 ст. 2 Закона от 09.03.2022 № 47-ФЗ
Путевой лист
Прописали в уставе автомобильного транспорта правила об электронных путевых листах	Путевые листы можно будет формировать в электронном виде. Электронный формат для путевого листа утвердит ФНС. Оформлять в электронной форме путевой лист необязательно, его по-прежнему можно будет оформлять на бумаге. В случае использования электронного путевого листа перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.	С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ
Прописали в уставе автомобильного транспорта правила оформления путевого листа	Путевой лист должен содержать следующие сведения: о сроке действия путевого листа; лице, оформившем путевой лист; транспортном средстве; водителе (водителях) транспортного средства; виде перевозки; виде сообщения. Конкретный состав сведений и порядок оформления утверждает Минтранс. В настоящее время аналогичные реквизиты прописаны в Правилах, утвержденных приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. Прописали, кто должен оформлять путевой лист при предоставлении транспортного средства в аренду с экипажем. В этом случае путевой лист оформляет арендодатель.	С 1 января 2023 года. Закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ
Кадры
Ввели обязательный контроль работодателя для пассажирских перевозок лиц с судимостью	При приёме на работу в транспортное предприятие в сфере пассажирских перевозок работодатель должен проверять наличие судимости или факт уголовного преследования. Ранее судимые граждане за ряд преступлений работать в такси и общественном транспорте, не смогут. Для такси это – убийство, причинение тяжкого вреда здоровью, похищение человека, грабёж, разбой, преступления против половой неприкосновенности и половой свободы личности, преступления средней тяжести и более против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. Для общественного транспорта –за тяжкие и особо тяжкие преступления против общественной безопасности, основ конституционного строя и безопасности государства, мира и безопасности человека. От действующих на 1 марта 2023 года сотрудников нужно получить не позднее 1 сентября 2023 года справку об отсутствии судимости или преследования. Если работник не представит документ, его необходимо уволить по причине ограничения на занятие определёнными видами труда.	С 1 января 2023 года. Закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ
Изменили требования к полису ДМС для временно пребывающих иностранных работников	Работодателям больше не нужно обеспечивать временно пребывающих иностранных работников полисами ДМС или договорами о предоставлении платных медицинских услуг. Эти гарантии сохраняются только в отношении высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих в РФ.	С 1 января 2023 года. Закон от 14.07.2022 № 240-ФЗ

Выданная под отчет валюта: аванс или не аванс — вот в чем вопрос

Чтобы определиться с курсом пересчета, надо прежде всего понять: сумма, выданная под отчет работнику, — это валютный аванс (тот самый, который не надо пересчитывать ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете) или нет. А понять это не просто, ведь ни в «бухучетном», ни в налоговом законодательстве прямого ответа нет.

Подход 1. Выданная под отчет иностранная валюта — это валютный аванс, который не нужно пересчитывать

Работнику выдана валюта для оплаты предстоящих расходов самой организации. К тому же исторически такие суммы названы именно авансом — и отчет тоже авансовый. Значит, мы можем говорить о валютном авансе.

Исходя из этого, если все командировочные расходы укладываются в сумму, выданную работнику под отчет, то пересчитывать их в рубли надо по курсу ЦБ на дату выдачи этого аванса.

А вот суммы перерасхода — он возникнет, когда командировочные расходы больше полученного работником аванса, — надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. То есть на дату признания расхода в бухгалтерском и налоговом учете .

Как могут наказать за ошибки при выдаче валюты под отчет

Руководителям, бухгалтерам и получающим валюту под отчет сотрудникам при осуществлении валютных операций не следует забывать о ст. 15.25 КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства РФ и актов органов валютного регулирования». В ч. 1 указанной статьи предусмотрено наказание в виде штрафа:

• на граждан, ИП и юридических лиц — от ¾ до одного размера суммы незаконной валютной операции (то есть от 75% до 100% суммы);
• на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 руб.

Наказание по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ грозит всем, кто осуществляет незаконные валютные операции. К таким операциям относятся:

• операции, запрещенные валютным законодательством;
• разрешенные операции, но совершенные с нарушением валютного законодательства РФ.

Это означает, к примеру, если компания совершает валютные операции без применения банковских счетов, ее могут наказать налоговики — они наделены функциями органов валютного контроля в пределах своей компетенции (п. 2 ч. 2 ст. 23 Закона № 173-ФЗ, п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506).

Общее правило гласит: все расчеты по валютным операциям нужно вести через счета в уполномоченном банке или в банке, расположенном за рубежом (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ).

Подотчетную валюту получает нерезидент

Можно ли выдать валюту под отчет временно проживающему или временно пребывающему в РФ иностранцу — сотруднику вашей компании?

В таком случае выдача валюты под отчет будет считаться валютной операцией между компанией-резидентом (российским юридическим лицом) и сотрудником-нерезидентом (иностранным гражданином, не признаваемым валютным резидентом РФ). Препятствий нет — между резидентами и нерезидентами валютные операции разрешены (ст. 6 Закона № 173-ФЗ).

Валютные операции в таком случае должны проходить через банк или с помощью электронных денег.

Определить валютный статус работника — это только часть процедуры. Не забудьте про ограничения, накладываемые законодательством на длительность командировки иностранных сотрудников и требования, к оформлению документов по загранкомандировке (об этом далее).

К суточным — подход особый

Суточные работник получает для себя, и их расходование не надо подтверждать документами. А значит, они вполне подходят под определение валютного аванса. Следовательно, пересчитывать их в рубли надо по курсу на дату выдачи работнику. Мы, конечно, не приобретаем у работника никаких услуг, однако, даже если не считать суточные валютным авансом, есть еще одна причина пересчитывать суточные именно на дату их выдачи независимо от того, по какому курсу вы будете считать командировочные расходы.

Дело в том, что, по мнению Минфина, для целей исчисления НДФЛ суточные, выданные в валюте до начала командировки, надо пересчитывать в рубли именно по курсу ЦБ, действовавшему на дату их выдачи работнику. Свою позицию Минфин обосновывает тем, что именно в момент получения суточных у работника появляется доход. Как все помнят, «заграничные» суточные не облагаются НДФЛ, если они не превышают 2500 руб. в сутки. Конечно, с позицией Минфина можно и поспорить: ведь до начала командировки не известно точно, отправится ли работник в нее вообще (может быть, он заболеет и все суточные вернет). Поэтому и говорить о получении дохода работником в момент выдачи ему суточных до командировки еще рановато. Но, как бы то ни было, мнение Минфина учитывать нужно.

Примечание

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, организации часто устанавливают нормы «заграничных» суточных не в валюте, а в рублях. Соответственно, и выплачивают суточные в рублях. Для работника это тоже неплохо: он знает, будет удержан НДФЛ с суточных или нет, следовательно, точно знает сумму суточных, которой он может распоряжаться по собственному усмотрению.

Поскольку для целей НДФЛ безопаснее пересчитывать валютные суточные на дату их выдачи, то логичнее и в бухгалтерском учете, и в учете для целей налогообложения прибыли пересчитывать валютные суточные на ту же дату.

Получается, что если даже придерживаться второго подхода, то суточные лучше пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату их выдачи работнику, а все иные документально подтвержденные расходы в валюте — по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Именно так советуют делать специалисты Министерства финансов.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

«Если вся сумма под отчет выдается в валюте, для отражения в учетных документах необходимо пересчитать ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет чеки, подтверждающие произведенные расходы, а также возвращает неиспользованную сумму. Все расходы пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ на дату совершения операций (по чекам) и учитываются организацией на дату утверждения авансового отчета. Часть суммы, приходящаяся непосредственно на суточные, также должна быть отражена в авансовом отчете, но вот обоснования расходов в виде суточных чеками уже не требуется. И, следовательно, у работника нет обязанности возвращать неизрасходованную часть суточных организации. Соответственно, выплаченные суточные организация отражает в учете в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, и далее расходование средств в части, приходящейся на суточные, не отслеживает».

Вывод

Как видим, ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не позволяет нам с уверенностью сказать, что какой-то один из двух предложенных выше подходов — единственно верный. В большинстве случаев ваш выбор того или иного курса для пересчета валютных расходов не сильно скажется на результате, так что цена вопроса не столь велика. И даже если проверяющие сочтут, что вы взяли курс не на ту дату, на которую нужно, вряд ли это будет для вас существенная потеря. А если захотите поспорить с проверяющими — шанс отстоять свою правоту тоже есть. Ведь, как все уже давно наизусть выучили, все сомнения и противоречия в расчете налогов должны толковаться в пользу налогоплательщика.

А теперь рассмотрим порядок заполнения авансового отчета в двух ситуациях:

— когда работник получил от организации деньги в той же иностранной валюте, в которой он будет их тратить;

— когда работник получил деньги в одной иностранной валюте, а тратить он будет их, предварительно обменяв на другую валюту.

Расходы оплачены не в той валюте, в которой был выдан аванс

В командировку работника можно направить и в страну, национальная валюта которой достаточно специфична. Ее могут не продавать в России, или покупать ее у нас в стране может быть невыгодно. Поэтому при командировках, например в Китай, легче выдать работнику доллары, чтобы он уже там купил на них юани. В такой ситуации составить авансовый отчет в юанях нельзя. Ведь организация выдала работнику доллары. И отчитаться он должен именно за доллары.

Итак, авансовый отчет надо составлять в той валюте, в которой были выданы деньги под отчет. Поэтому расходы работника в третьей валюте надо перевести в валюту выдачи. Легче всего это сделать по курсу обмена валюты, который можно взять из справки об обмене валюты. Хотя, как вы уже поняли, проверяющие могут быть против использования такого курса (см. разъяснения А.С. Бахваловой в журнале «Главная книга» N 21 на с. 75 и 77). А если такой справки нет, то ничего другого не остается, как взять курс ЦБ на дату каждого расхода. То есть ситуация схожа с той, когда работник получает из кассы рубли, меняет их на иностранную валюту и тратит ее. Только в авансовом отчете вам придется:

— в графе 1а отразить выданную сумму в валюте (в нашем примере — в долларах);

— сначала перевести расходы в иностранной валюте, в которой расплачивался работник (например, юани), в валюту выдачи (в доллары):

(если) нет справки об обмене валюты — по кросс-курсу ЦБ;

(если) есть справка об обмене валюты — по курсу обмена валюты;

— заполнить графы 6 и 8 таблицы на оборотной стороне авансового отчета — отразить суммы расходов в долларах;

— пересчитать долларовые показатели в рубли (заполнить графы 5 и 7 таблицы на обратной стороне авансового отчета).

Предупреди работника

Остаток выданных под отчет денег на командировочные расходы надо вернуть в той же валюте, в которой они были получены из кассы. Поэтому если работник самостоятельно обменял одну валюту на другую, то неиспользованный остаток надо обменять на валюту выдачи.

И чтобы работнику возместили все расходы, нужны будут справки об обмене валюты.

Примечание

Кросс-курс — валютный курс одной иностранной валюты к другой иностранной валюте.

Кросс-курс ЦБ РФ — кросс-курс одной иностранной валюты к другой, рассчитанный по установленным Банком России официальным курсам этих валют по отношению к рублю.

Если у работника останется неизрасходованная сумма, то вы можете принять ее только в той валюте, в которой вы выдавали деньги под отчет. Так что, если работник поменяет доллары на юани и у него часть их останется неистраченной, ему придется менять их обратно в доллары. Так, конечно, вы лишний раз потеряете на комиссии банка за обмен валюты, зато у вас не будет проблем с учетом.

Когда работник израсходовал собственную валюту, перерасход ему можно выплатить или в рублях, или в валюте выдачи. В любом случае сначала логичнее зафиксировать долг в валюте выдачи. Сумму перерасхода в валюте выдачи вы можете определить по данным авансового отчета (из суммы аванса в валюте вычитаем командировочные расходы в валюте). Если вы решите выдать перерасход в рублях, то на дату выдачи перерасхода вам надо будет пересчитать валютный долг перед работником в рубли по курсу ЦБ, который будет действовать на дату выдачи.

* * *

Для бухгалтера оформить зарубежную командировку часто сложнее, чем командировку по России. Нужно проверить полноту комплекта приложенных к авансовому отчету документов. Надо правильно определить и нормы суточных, и курс пересчета валютных расходов. Как видим, задач много. Поэтому лучше заранее решить, какой вариант учета командировочных расходов вы будете применять в своей организации и прописать его в учетной политике.

Валютный авансовый отчет, если выдана корпоративная карточка

На авансовый отчет возложены две задачи: произвести расчеты с работником и отразить командировочные расходы в учете. При этом для выполнения каждой из этих задач применяются разные правила валютных пересчетов. Зависят эти правила в том числе от способа выдачи и валюты аванса, валюты установленных размеров командировочных расходов и валюты фактически произведенных расходов.

Перечисление аванса на корпоративную карту набирает популярность: во-первых, безналичные расчеты удобны, во-вторых, в отношении расходов по найму можно ориентироваться на фактические траты работника без соблюдения ряда ограничений Положения N 176.

Разберемся, как при таком способе выдачи аванса верно произвести валютные пересчеты, а также для удобства внедрить их в форму авансового отчета. В итоге предложим оптимальный образец заполнения авансового отчета с пошаговыми пояснениями.

Ситуация. Производственная организация ООО «Злато» (г. Гомель) направляет в командировку по вопросу заключения договора на поставку сырья заместителя директора Чикунова Ивана Александровича (приказ N 154 от 09.09.2019).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки^[1] (далее – Положение).

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

• расходы по проезду и найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
5. иные обязательные платежи и сборы.

Пример 1. Предоплата за приобретение машины.

Ваша функциональная валюта — EUR, и вы заключили договор на производство машины с американским поставщиком.

Общая стоимость машины составляет 100 000 долл., и вы согласились заплатить эту сумму 2 частями:

• 1-й платеж: 30 000 долл. после подписания договора;
• 2-й платеж: 70 000 долл. после поставки машины.

Соответствующие даты событий и обменные курсы приведены в таблице:

Дата	Событие	Валютный курс
4 февраля 20×7	Подписан договор	1.3552
11 февраля 20×7	Выполнен авансовый денежный платеж	1.3391
31 декабря 20×7	Отчетная дата	1.3791
15 января 20×8	Поставка машины и переход права собственности	1.3606
20 января 20×8	Получен инвойс	1.3566
2 февраля 20×8	Оплачен инвойс	1.3498

Как правильно заполнить авансовый отчет 2021

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

• Пошаговая инструкция
• Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника
• Авансовый отчет сотрудника о командировке
  • Форма Авансового отчета
  • Вкладка Авансы
  • Вкладка Прочее
  • Суточные
  • Расходы БУ и НУ
  • Проверка пересчета валюты в рубли
  • Проверка сумм в проводках
• Перечисление перерасхода в евро на карту сотрудника
  • Контроль расчетов с работником
• Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Если работнику выдана корпоративная банковская карта в валюте, то порядок расчетов с работником, а также порядок отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учете аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в иностранной валюте.

В этом случае датой выдачи аванса сотруднику является дата оплаты посредством корпоративной банковской карты или дата снятия с нее наличных в валюте.

Рассмотрим на примере, как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 отразить расходы на загранкомандировки, если работник получает аванс в иностранной валюте.

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

При этом курсовые разницы по авансам в рублях не возникают.

Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Выдавать из кассы валютный аванс рискованно — в законодательстве четко этот момент не описан, а контролеры и судьи высказывают по этому вопросу противоположные позиции.

Так, п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ разрешаются расчеты в валюте, связанные с загранкомандировками. Однако не сказано, можно ли выдавать валюту из кассы. При этом другой нормой этого же закона однозначно определено, что организации-резиденты могут рассчитываться в валюте только через банковские счета (ч. 2 ст. 14 Федерального закона № 173-ФЗ).

Органы валютного контроля, следуя указанной норме, за выдачу валюты из кассы могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.25 КОАП РФ.

Судьи в условиях такого разночтения склонны принимать сторону компаний. Они не видят в выдаче наличной валюты командированным за границу сотрудникам нарушений валютного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07).

Руководителям, бухгалтерам и получающим валюту под отчет сотрудникам при осуществлении валютных операций не следует забывать о ст. 15.25 КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства РФ и актов органов валютного регулирования». В ч. 1 указанной статьи предусмотрено наказание в виде штрафа:

• на граждан, ИП и юридических лиц — от ¾ до одного размера суммы незаконной валютной операции (то есть от 75% до 100% суммы);
• на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 руб.

Наказание по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ грозит всем, кто осуществляет незаконные валютные операции. К таким операциям относятся:

• операции, запрещенные валютным законодательством;
• разрешенные операции, но совершенные с нарушением валютного законодательства РФ.

Это означает, к примеру, если компания совершает валютные операции без применения банковских счетов, ее могут наказать налоговики — они наделены функциями органов валютного контроля в пределах своей компетенции (п. 2 ч. 2 ст. 23 Закона № 173-ФЗ, п. 1 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506).

Общее правило гласит: все расчеты по валютным операциям нужно вести через счета в уполномоченном банке или в банке, расположенном за рубежом (ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ).

Чтобы работа с валютой не приводила к претензиям контролирующих органов и материальным потерям на уплату штрафов, следует знать и выполнять некоторые особенности валютного законодательства. Мы поможем вам с ними разобраться.

Компании, ИП и обычные граждане в целях валютного законодательства разделяются на резидентов и нерезидентов. В зависимости от этого статуса валютные операции делятся на разрешенные и запрещенные (ст. 6, 9 Закона № 173-ФЗ).

Российские компании (валютные резиденты) направляют в загранкомандировки своих сотрудников, которые могут иметь как статус валютных резидентов, так и валютных нерезидентов.

Возможно, вы никогда не определяли такой валютный статус и имел дело исключительно с понятием «налоговый резидент» в целях расчета НДФЛ. Хотим сразу предостеречь — это разные понятия.

Для определения статуса налогового резидента используется критерий, приведенный в п. 2 ст. 207 НК РФ. Гражданин признается налоговым резидентом, если находится фактически в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

В таком случае передача валюты происходит между валютными резидентами: российской компанией и ее сотрудником. Отчуждение иностранной валюты одним валютным резидентом другому валютному резиденту признается валютной операцией (пп. “а” п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона № 173-ФЗ). А валютные операции между резидентами запрещены (ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ).

Однако для отдельных случаев валютное законодательство делает исключение — российская компания вправе выдать валюту сотруднику-валютному резиденту:

• для оплаты и возмещения расходов, связанных с загранкомандировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ);
• для возмещения расходов, связанных со служебными поездками при разъездной зарубежной работе (п. 14 ч. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ).

Доказать условие о разъездном характере работы сотрудника помогут трудовой договор с прописанным в нем таким условием работы, а также иные внутренние документы: приказ, утверждающий перечень работников с разъездным характером работы, должностная инструкция сотрудника.

Можно ли выдать валюту под отчет временно проживающему или временно пребывающему в РФ иностранцу — сотруднику вашей компании?

В таком случае выдача валюты под отчет будет считаться валютной операцией между компанией-резидентом (российским юридическим лицом) и сотрудником-нерезидентом (иностранным гражданином, не признаваемым валютным резидентом РФ). Препятствий нет — между резидентами и нерезидентами валютные операции разрешены (ст. 6 Закона № 173-ФЗ).

Авансовыйотчет.онлайн

Дебет 50, субсчет «Иностранная валюта» Кредит 71 • 7600 руб. — возвращены в кассу 200 евро, не израсходованные работником в командировке; Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71 • 300 руб. — отражены расходы на обмен валют, относящиеся к возвращенному работником авансу. Налогообложение Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета.
Для метода начисления это прямо указано в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с пунктом 3 статьи 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты.
При этом, согласно статье 252 НК РФ, вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Кого можно направить?

Направить можно сотрудника, который работает в компании или государственной, бюджетной организации по трудовому договору. Возможность командирования специалиста должна быть предусмотрена в коллективном или трудовом договоре.

Существует несколько категорий граждан, которых запрещено откомандировать для выполнения служебных заданий.

В перечень таких работников включены:

• беременные женщины;
• несовершеннолетние, за исключением случаев, если их командировка соответствует творческим целям работы;
• инвалиды (при существенном ограничении физических возможностей);
• ученики (если поездка не связана с целями ученического договора);
• матери, воспитывающие ребенка до трех лет.

Согласие на командировку необходимо от:

• родителя, который воспитывает ребенка до 5 лет;
• инвалида, при наличии физической возможности работать за границей;
• родителя, воспитывающего ребенка-инвалида;
• сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи;
• опекунов и попечителей несовершеннолетних детей.

При отсутствии возможности командировки в коллективном и трудовом договоре в служебную поездку сотрудника можно направить только с его согласия. Оно оформляется в письменном виде.

Выдача денежных средств под отчет

Отметим, что 19.08.2017 вступило в силу Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416‑У (далее – Указание № 4416‑У), которым внесены поправки в порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У (далее – Порядок).

В соответствии с Указанием № 4416‑У упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 п. 6.3 Порядка). Если раньше для выдачи наличных денег расходный кассовый ордер оформлялся по заявлению подотчетного лица, то с указанной даты деньги выдаются на основании либо указанного заявления либо распорядительного документа юридического лица. Эти документы составляются в произвольной форме и содержат запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

По поводу оформления распорядительного документа ЦБ РФ в Письме от 13.10.2017 № 29‑1‑1‑ОЭ/24158 разъяснил, что, во‑первых, при его подготовке юридическое лицо может руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, а во‑вторых, в распорядительном документе могут указываться несколько работников с отражением по каждому подотчетному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.

Согласно Указанию № 4416‑У утратил силу абз. 3 п. 6.3 Порядка, в силу которого выдача наличных денег под отчет должна была проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Таким образом, начиная с 19.08.2017 для выдачи подотчетных сумм не обязательно требовать у лица отчета за предыдущие средства и возврата неизрасходованных.

Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем Минфин не возражает, если при этом используются не только корпоративные пластиковые карты, но и личные банковские карты работников.

Минфин и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов (см. Письмо Минфина России № 02‑03‑10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Исходя из ст. 8 Закона о бухучете при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует преду­смотреть положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении надо указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (см. Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03‑11‑11/42288).

Авансовый отчет в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», редакция 3.0

• Пошаговая инструкция
• Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника
• Авансовый отчет сотрудника о командировке
  • Форма Авансового отчета
  • Вкладка Авансы
  • Вкладка Прочее
  • Суточные
  • Расходы БУ и НУ
  • Проверка пересчета валюты в рубли
  • Проверка сумм в проводках
• Перечисление перерасхода в евро на карту сотрудника
  • Контроль расчетов с работником
• Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» нужно указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Эта формулировка поможет уменьшить налоговые риски и избежать квалификации перечисленных денег, как заработной платы с доначислением НДФЛ и страховых взносов.

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Рассмотрим особенности учета и отражения в программе каждого из этих вариантов.

В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.

Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:

• в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);

• во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Похожие записи:

• Дополнительные расходы на ребенка кроме алиментов судебная практика
• Выплата донорам в 2023 году единовременная почетным сумма
• Ограничение электроэнергии за неуплату в 2023 году