Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения кадрового учета на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Документы кадрового учета
В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.
В состав обязательной документации по сотруднику входят:
-
приказ о приеме на работу по формеТ-1
-
трудовой договор по формеТД-1
-
трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)
-
табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13
-
личная карточка сотрудника по формеТ-2
-
штатное расписание по форме Т-3
-
перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)
-
приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6
-
график отпусков по формеТ-7
-
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
- Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
- Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
- Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
- Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
- За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.
Список обязательных кадровых документов
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- личные карточки сотрудников;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Что такое кадровый учет
Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:
- факт принятия на работу сотрудника;
- занимаемая им должность, а также ее смена;
- дата и причины увольнения.
Обязательная кадровая документация
Как только предприниматель или организация нанимает работников, приходится вести целый пакет обязательных документов:
- табели работников с расчетом времени и оплаты;
- приказ о зачислении в штат, об отпуске, премии, увольнении;
- рабочее расписание, графики отпусков, внутренний распорядок;
- книги учета приказов и всех остальных кадровых бумаг;
- командировочная документация;
- договора и трудовые книжки.
Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка государственного (муниципального) служащего формы № Т-2ГС (МС), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Рассмотрим некоторые особенности заполнения этой формы.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения формы № Т-2ГС (МС) признаются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.
Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Укажем некоторые особенности заполнения данной формы по сравнению с формой № Т-2.
В п. 7 раздела I «Общие сведения» указывается ученая степень служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412.
В п. 8 карточки формы № Т-2ГС (МС) отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный, стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)).
По истечении установленных законодательством сроков кадровые документы могут быть уничтожены либо переданы на постоянное хранение в архив организации.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное, временное хранение, описываются.
Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.
Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.
Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях – опечатываются.
Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи.
Акт может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.
К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.
Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов.
Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве организации в формируемом деле.
Приведем примерную форму акта о выделении к уничтожению документов и дел.
При заключении трудового договора по соглашению сторон на основании ст. 70 ТК РФ может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.
Если в трудовом договоре отсутствуют условия об испытании, то это означает, что работник принят на работу без испытания.
Если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (ч. 2 ст. 67 ТК РФ), то условие об испытании может быть включено в трудовой договор, если только стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.
Следовательно, работодатель не вправе установить работнику испытательный срок при приеме на работу, если работник с этим не согласен.
На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу работника с испытательным сроком. Если в трудовом договоре не предусмотрено условие об испытании при приеме на работу, то работодатель не имеет права приказом о приеме установить его.
В период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.
В ст. 70 ТК РФ приведен круг лиц, которым испытание при приеме на работу не устанавливается.
Если работодатель принял на работу сотрудницу, установив ей при этом испытательный срок, а позднее узнал, что она беременна, то испытательный срок он должен отменить.
Как было сказано выше, согласно ст. 70 ТК РФ условие об испытании фиксируется в трудовом договоре. Следовательно, отмена испытательного срока должна быть подтверждена документально. Для этого работодатель издает приказ об отмене испытательного срока с того дня, когда сотрудница представила справку о беременности.
Более того, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что пункт трудового договора, содержащий условие об испытании, признается недействующим с момента подписания дополнительного соглашения.
Молодым специалистам, впервые поступающим на работу по специальности, нельзя устанавливать испытательный срок в течение года со дня окончания образовательного учреждения.
Если молодой специалист устраивается на работу впервые, но не по своей специальности, то работодатель вправе установить такому сотруднику испытательный срок продолжительностью не более трех месяцев. При этом в трудовом договоре делается запись об установлении испытательного срока и его продолжительности.
В ст. 70 ТК РФ определены предельные сроки, на которые может быть установлено испытание:
– 6 месяцев (если иное не установлено федеральным законом) – для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций;
– 3 месяца – для остальных категорий работников.
Отметим, что при заключении трудового договора стороны могут определять испытание любой продолжительности, но в установленных трудовым законодательством пределах.
Стороны имеют право пересмотреть испытательный срок при условии, если первоначальный его срок не истек, а общая продолжительность испытания не превышает 3 или 6 месяцев.
При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.
В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе (например, период нахождения работника в краткосрочном отпуске без сохранения заработной платы). Иначе говоря, в случае отсутствия работника на работе течение испытательного срока прерывается. После перерыва течение испытательного срока продолжается, а его общая продолжительность не должна превышать срока, установленного трудовым договором.
Обратите внимание!
На работника в период испытания распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов (ст. 70 ТК РФ).
Следовательно, работники, принятые на работу с испытательным сроком, имеют право на выплату заработной платы, причем выплачивать ее работодатель обязан в полном размере, на получение пособия по временной нетрудоспособности, на выплату премий и др. Период испытательного срока включается в трудовой стаж работника и учитывается при расчете отпускных.
Испытательный срок не может являться основанием для ухудшения условий труда, которые определены работодателем для всех сотрудников. В случае когда такое ухудшение происходит, то на основании ч. 2 ст. 9 ТК РФ, оно является незаконным и не подлежит применению.
Однако работник также несет ответственность за нарушение трудовой дисциплины в период испытательного срока.
При нарушении дисциплины к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.
Работодатель вправе требовать от работника, принятого на работу с испытательным сроком, исполнения всех трудовых обязательств, направлять его в служебные командировки, а также по собственной инициативе прекратить трудовой договор по любому предусмотренному ТК РФ основанию с соблюдением всех установленных условий. Например, работник, принятый на работу с испытательным сроком, может быть уволен до истечения указанного срока в связи с сокращением численности или штата работников.
В трудовой книжке работника не делается запись об испытательном сроке (Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Условие об испытании при приеме на работу приводится в приказе о приеме, реквизиты которого указываются в графе 4 трудовой книжки.
Испытательный срок работнику устанавливается работодателем только один раз – при приеме на работу и не может быть им продлен в одностороннем порядке.
Работодатель имеет право до окончания испытательного срока остановить его и принять работника на работу на условиях, предусмотренных в трудовом договоре.
При неудовлетворительном результате испытания работодатель согласно ст. 71 ТК РФ вправе до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника, не выдержавшим испытание. Работник имеет право обжаловать в суде решение работодателя.
При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора осуществляется без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.
Если испытательный срок истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.
Работник, принятый на работу с испытательным сроком, согласно ст. 71 ТК РФ, имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, если в период испытания он решит, что предложенная ему работа не подходит для него. При этом работник обязан за три дня предупредить работодателя в письменной форме.
Без этого невозможно построить кадровый учет:
1. Изучение основ кадрового делопроизводства
Необходимо изучать последнюю редакцию трудового кодекса РФ, следить за обновлениями других нормативно-правовых актов. Недостаточное знание законов приведет к ошибкам и нарушениям.
2. Подбор и настройка программного обеспечения
Для более простого ведения кадрового учета организации необходимо использовать компьютерные программы и дорабатывать их под требования законодательства и бизнеса (для учета движения персонала, рабочего времени, заполнения личных карточек, сбора статистики, формирования печатных форм кадровых документов и форм отчетности). Они позволяют свести к минимуму рутинные операции и оптимизировать работу с документами.
3. Знакомство с учредительными документами компании
Документация должна разрабатываться в соответствии с учредительными документами компании, ее уставом. Между ними недопустимы противоречия, поэтому необходимо внимательно ознакомиться со всеми материалами.
4. Ревизия локальных нормативных актов
Перед организацией ведения кадрового учета нужно проверить уже имеющиеся кадровые документы на их соответствие действующему законодательству. Также нужно убедиться в наличии всей документации. Чтобы компания не получила штраф, нужно создать перечень недостающих документов, разработать их, согласовать с руководством, внедрить в работу.
5. Разработка типовой формы трудового договора
В дальнейшем данную форму можно использовать для заключения договоров со всеми сотрудниками.
6. Формирование набора бланков
Стандартные формы значительно ускоряют кадровые процессы. Можно использовать унифицированные или разрабатывать их самостоятельно. Бланки утверждаются приказом в письменном виде.
7. Ведение журналов регистрации
Для упорядочения документооборота рекомендуется создавать книги учета и регистрации.
8. Проверка корректности оформления трудовых договоров с работниками
Нужно контролировать, чтобы все сроки действия/условия соглашений были соблюдены.
9. Ведение личных карточек всех сотрудников
Карточки заводятся по форме Т-2 на всех сотрудников, в том числе тех, которые работают дистанционно. Эта форма представляет собой документ, в котором собирается информация о человеке, принятом на работу к конкретному работодателю.
10. Организация воинского учета
Сотрудник отдела кадров должен перенести все данные из военных билетов в личные карточки персонала.
11. Обеспечение условий хранения для документов
Документы должны храниться в несгораемом шкафу или в сейфе.
Кто должен заниматься кадровым учетом
В зависимости от численности штата компании и ее финансовых возможностей, организацией кадрового делопроизводства могут заниматься как отдельные ее сотрудники, так и обособленные структурные подразделения. Вести кадровый учет могут:
- Непосредственный руководитель предприятия. Чаще всего такой способ применяется в молодых компаниях с небольшой штатной численностью (до 20-25 человек).
- Специалист по ведению кадрового делопроизводства. Сотрудник может быть принят на работу с оформлением трудового договора или по договору аутсорсинга.
- Сотрудник штата по совместительству. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на имеющихся сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и др. При выборе такого варианта крайне важно оформить совместительство в соответствии с ТК РФ ( статьями 60.2 и 151) – необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных обязанностей, назначить ему соответствующую доплату, а также проследить, чтобы выполнение дополнительной работы не привело к увеличению продолжительности трудового дня.
- Кадровая служба. Это специальное подразделение, которое создается специально для решения вопросов, связанных с кадровым делопроизводством.
Дополнительные кадровые документы
К документам, которые обязательно должны быть оформлены в случае наступления определенных обстоятельств, относятся:
- Коллективный договор.
- Договор о полной материальной ответственности.
- Положение о хранении коммерческой тайны.
- Сменный график.
- Должностные инструкции.
- Положение об аттестации сотрудников.
- Медицинские книжки.
- Журнал прохождения медосмотров.
Основные преимущества аутсорсинга кадрового учета
- Главная причина «ухода» на аутсорсинг в любой сфере деятельности – сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и «забывает» обо всех дополнительных расходах на кадровую службу.
- Снижение рисков. Отдав кадровый учет «на сторону», организация может позволить себе не следить за постоянными новшествами в законодательстве. Изменения в трудовом праве станут «головной болью» аутсорсинговой компании, как и особенности их применения в кадровом делопроизводстве. Поэтому существенно снизится возможность «заработать» штраф.
- Профессиональный опыт. Компании, предлагающие услуги аутсорсинга, пользуются наработанными и эффективными методиками. Поэтому можно легко воспользоваться их опытом и совершенствовать систему управления, используя самые современные методы.
- Поддержка в любое время. Работников собственной кадровой службы необходимо отпускать на законный отдых или обучение. Также штатные сотрудники болеют, уходят в декрет или могут неожиданно уволиться. Специалисты аутсорсинговой компании, безусловно, также иногда «отключаются» от рабочего процесса, но они взаимозаменяемы, поэтому без помощи ни один клиент не останется.
- Согласованность кадрового учета с остальными службами. Как правило, в компаниях-подрядчиках работают не только специалисты в области кадров, но и сотрудники юридических и финансовых подразделений. Таким образом, возникающие проблемы решаются с поддержкой специалистов из «смежных» сфер деятельности.