Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать гарантийное письмо по оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.
Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.
Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:
- дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
- сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
- основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
- текстовую часть (ниже приведены образцы);
- подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
- печать организации.
Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:
- вид задолженности;
- договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
- размер долга к погашению;
- способ оплаты;
- срок оплаты товара/услуги.
Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.
Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:
- сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
- сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
- текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
- размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
- подпись составителя;
- дату составления документа.
На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?
Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.
Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»2 в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»3. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению… Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству4.
Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учетеПрим. ред.: При этом норма абз. 3 п. 3 ст. 7 ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» о том, что «Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению», утратила силу с 01.01.2013 (дата, когда вступил в силу ныне действующий Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», здесь и далее именуемый Закон о бухгалтерском учете).»>5 для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»6. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерскогоПрим. ред.: В письме Минфина России от 25.07.2019 № 07-01-09/55572 обращено внимание на то, что Законом о бухгалтерском учете установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, но не установлены конкретные виды документов, которые должны применяться в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Формы таких документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. А это значит, что если гарантийное письмо содержит все необходимые реквизиты первичного учетного документа и при этом его форма утверждена в организации в установленном порядке, то для целей бухгалтерского учета оно признается первичным учетным документом.»>7 и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).
Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как видите, это опять же не главбух).
Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.
Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности: образец
Форма не унифицирована, но следует соблюдать представленную выше последовательность информационных блоков. Они соответствуют принципам оформления деловой документации.
По желанию сторон разрешается добавлять дополнительные сведения. При передаче в аренду имущества описывать сам объект, его местоположение, и на чем основан факт владения у собственника. Ситуации различны. Можно добавить и информацию о способах осуществления описанных в письме обязательств помимо сроков по их исполнению. И т.д.
Обычно у компаний есть заготовки подобных документов в электронном формате с фирменным логотипом и с реквизитами в заголовке. Физические лица пишут гарантийные письма самостоятельно в произвольной форме. Нет правила по обязательному составлению документа в письменном виде. Текст разрешается печатать, то есть подготовить на компьютере для конечной подписи ответственным лицом. Формулировки по тексту однозначны, а предложения простые без причастных оборотов.
В каком стиле составляется гарантийное письмо
Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:
- стиль письма – исключительно официально-деловой;
- структура текста – простая и последовательная;
- предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
- изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
- грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.
Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.
Гарантийные письма используются в гражданских сделках для подтверждения, что должник сможет исполнить обязательство в определенный срок. Если предметом гарантии является оплата задолженности, отправитель должен указать точный срок выплат, согласие с суммой. Все обстоятельства, указанные в обращении к кредитору, нужно подтвердить документами.
Чтобы соблюсти нормы закона и обычаи делового оборота при составлении гарантии, обратитесь на консультацию к нашим юристам. Специалисты расскажут, какие нюансы нужно учесть при подготовке документа, на что можно сослаться, чтобы получить согласие кредитора на отсрочку. Звоните или оставьте вопросы в форме обратной связи – в большинстве случаев консультация будет бесплатна!
Сразу отметим, что гарантийное письмо об оплате задолженности составляют в свободной произвольной форме. Какого-либо рекомендованного его бланка тоже нет, поскольку невозможно предусмотреть все нюансы вашей долговой ситуации.
Обычно в гарантийном письме об оплате указывают, помимо общих реквизитов и данных о юридическом лице (ИП):
- размер долга;
- основание его возникновения (договор ГПХ и т. п.) и его реквизиты;
- причину и/или обстоятельства невозможности провести оплату полностью и в изначальный срок;
- обещание погасить задолженность;
- новый срок погашения долга – точная дата или график.
Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности
В статье рассмотрим, что такое гарантийные письма, в каких случаях они составляются и составим образец письма о задержке оплаты поставщику.
В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.
Они могут представлять собой:
- согласие заключить договор (акцепт);
- предложение заключить договор (оферту);
- уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
- запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.
Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.
По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.
Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности
В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.
Они могут представлять собой:
- согласие заключить договор (акцепт);
- предложение заключить договор (оферту);
- уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
- запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.
Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.
По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.
Такой документ может быть составлен в следующих случаях:
- Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
- Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).
Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.
Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.
Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:
- реквизиты документа (номер, дата);
- реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
- информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
- сумму, подлежащую уплате;
- причины задержки выплат;
- сроки погашения долга.
Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.
Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.
Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.
Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция
Гарантийное письмо об оплате — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары, работы или услуги без нарушения срока поставок.
В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке оплаты. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия — к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
Образцы гарантийного письма
В зависимости от того, какие гарантии должен предоставить его составитель и кому, можно отличить несколько видов гарантийных писем. Каждый из них имеет определенные особенности заполнения. Образцы есть в интернете, а еще можно проконсультироваться с юристом, чтобы учесть все моменты для исполнения договоренностей обеими сторонами.
Чаще всего гарантийные письма составляются по таким основаниям
:
- об оплате товаров или услуг;
- по задолженности;
- на выполнение оговоренных робот;
- по оплате за помещение, взятое в аренду;
- для налоговой службы.
Гарантийное письмо об оплате: где применяется и как составляется
1. Гарантийное письмо: слово есть, а института нет.
Юридическая судьба гарантийного письма (его ещё называют гарантийным письмом об оплате или об оплате задолженности) весьма туманна.
Гражданский кодекс Российской Федерации не оперирует этим понятием, но в практике частноправовых отношений оно неплохо прижилось и активно используется. Гарантийное письмо это по существу письмо о намерениях, но не предварительный договор. С другой стороны, это такая форма обеспечения исполнения обязательства, но не совсем. С третьей, вроде бы есть договор поручительства, который как раз и призван обеспечить гарантии исполнения обязательств, но субъекты правоотношений продолжают составлять гарантийные письма: им так удобнее.
Более того, существуют даже определённые традиции составления гарантийных писем (об этом мы сегодня поговорим), а также судебная практика по этому поводу.
Итак, в каких случаях гарантийное письмо составляется?
Само слово «гарантийное» подсказывает, что такого рода письмо составляется для заверения в истинности намерений. А потому, во-первых, гарантийное письмо составляется как документальное признание долга по договорам купли-продажи (чаще всего поставки), оказания услуг (выполнения работ), и в нём устанавливаются сроки погашения долга по оплате. Во-вторых, такое письмо может содержать своего рода просьбу продать товар (оказать услугу, выполнить работу) в долг на условиях отсрочки платежа. В-третьих, порой гарантийное письмо подменяет предварительный договор, то есть это бумага, в которой выражается намерение совершить сделку в будущем и это намерение как бы гарантируется.
В практике чаще всего гарантийные письма используются именно в первом значении как инструмент гарантии оплаты.
2. Гарантийное письмо об оплате. Как составить?
Для того, чтобы гарантийное письмо могло породить юридически значимые последствия, важно грамотно его составить. Гарантийное письмо должно быть написано ясно, точно и недвусмысленно давать понять, по какому обязательству, между какими сторонами и в какие сроки будет совершена оплата. Поэтому гарантийное письмо должно составляться по аналогии с гражданско-правовыми договорами и одновременно по канонам деловой переписки. Гарантийное письмо должно содержать:
- Реквизиты адресата и адресанта;
- Отсылку к реквизитам договора, по которому гарантируется оплата (если договор заключён);
- Обязательство по сделке (например, поставка продовольственного товара, выполнение ремонтных работ, оказание образовательных услуг);
- Указание суммы, которая подлежит уплате;
- Срок уплаты суммы (или сроки при рассрочке);
- Реквизиты банковских счетов сторон;
- Подпись руководителя организации или полномочного представителя;
- Дату и номер письма.
Порядок закрытия долга по кредиту
Такой документ может быть составлен как дополнение к основному договору. Например, когда человек подписывает кредитный контракт, график платежей является приложением к нему. Эта информация обязательно указывается в нём. Простой человек легко может разобраться в таблице, трудностей с датой и суммой взносов не должно возникнуть. Она будет служить подсказкой.
Крайне важно указать, что человек должен быть обязательно ознакомлен с условиями договора. В противном случае ему могут включить в платежи скрытые комиссии. Он может о них не знать, но платить строго по графику гораздо более крупные суммы. В процессе подписания кредитного договора необходимо уточнить следующую информацию:
- Можно ли отклоняться от графика и что за это будет?
- Можно ли в дальнейшем получить новый график с новой информацией и суммами к оплате?
Виды графика погашения задолженности
Он может быть установленным и гибким. Установленный платёж подразумевает под собой денежные взносы в таком порядке, который удобен всем участникам соглашения. Важно отметить, что любое отклонение от таблицы будет приводить к штрафным санкциям. Такие последствия также отражаются в основном договоре.
Мнение эксперта
Юрченко Екатерина Васильевна
Заместитель председателя Комитета по разрешению долговых споров и антикризисному управлению
Под гибким платежом подразумевается фактическая оплата за выполненные работы или услуги. Иными словами, как только оказана услуга, сразу осуществляется перевод денежных средств.
Утвержденной или рекомендованной формы нет, главное, чтобы вторая сторона четко поняла намерения должника. И все же, если вы задаетесь вопросом, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности, прислушайтесь к рекомендациям, данным в пошаговой инструкции.
1. Составьте гарантийный документ, используя такие реквизиты:
- «шапка» для идентификации должника с указанием наименования, организационно-правовой формы, адреса, ИНН и КПП. Используют и фирменный бланк;
- наименование получателя, включая указание на организационно-правовую форму, фамилию и инициалы руководителя организации;
- наименовании документа;
- основная часть: указание на договор, контракт, сумму долга и обращение с указанием конкретного срока уплаты или порядка его определения, например, «гарантирую уплату до 31.10.2019 г.» или «гарантирую уплату до конца сентября 2021 года». Возможно, в договоре содержались условия о применении штрафных санкций и начислении процентов при просрочке платежей — в этом случае они тоже указываются в гарантийном письме.
Если к бланку нужны приложения, они перечисляются в отдельном пункте. Например, если гарантийное письмо по оплате задолженности подписывает не лицо, подписавшее или указанное в первоначальном договоре, из которого возникли правоотношения, то прикладывают приказ о назначении лица или иные документы, подтверждающие его полномочия (доверенность и т.п.).
2. Поставьте подписи директора и главного бухгалтера.
3. Поставьте печать организации (если она есть).
Зависимо от тех обещаний, которые берет на себя одна из сторон-участников документа, его принято делить на несколько типов:
- с просьбой о реализации в кредит предмета договоренностей;
- признание задержки или отсутствия оплаты, в соответствии с соглашением;
- гарантийное письмо, как основа для письменного оформления договоренностей в дальнейшем.
Первые два варианта это документы, фиксирующие подтверждение одной из сторон обязательства оплатить работу, товар или услугу. Для получения юридической силы текст должен содержать:
Используется в отношениях по линии «поставщик – заказчик», при условии, что у лица, приобретающего товар в кредит, уже есть текущая, непогашенная задолженность. Применяется чаще как способ удержания клиентов из-за чрезмерной рискованности способа получения оплаты.
Ни один законодательный акт не прописывает конкретные нормы и требования, применяемые при составлении письма на оплату долга. Несмотря на это, для корректного оформления рекомендуется ознакомиться со статьями 435–443 Гражданского Кодекса РФ.
Документ должен иметь такие реквизиты:
- заголовок с обязательным прописыванием номера договора;
- название юридического, физического лица, его полный адрес;
- текст;
- подпись с расшифровкой, дата.
Для юридических лиц документы-гарантии составляются исключительно на бланке фирмы с указанием исходящего номера и проставлением печати. Желательна также подпись главного бухгалтера и руководителя.
Письмо про погашение задолженности – аналог долговой расписки. Поэтому в нем нередко предусматривается начисление штрафных санкций, указываются сроки, когда начинает начисляться пеня за просрочку в процентном соотношении от суммы долга.
Гарантийное письмо, которое выступает предпосылкой заключения соглашения — оферта – предложение, выражающее намерение подписать договор. Должно иметь конкретного адресата. К его оформлению предъявляются определенные требования:
- включение всей необходимой информации относительно условий договора, имеющих особое значение;
- конкретность обращения;
- адресант – полномочное лицо предприятия;
- текст должен подчеркивать намерение заключить договор;
В случае если перечисленные требования не будут соблюдены, рассматриваемый тип документа не будет иметь черт оферты и, соответственно, никакой юридической силы.
Установка срока для акцепта (принятия) – обязательное условие. Оферта не может быть отозвана до его окончания. К акцепту предъявляются определенные требования:
- исходить от лица, которому было сделано предложение;
- должен выражать полное согласие.
При их несоблюдении оферта рассматривается как предложение рекламного характера, которое не несет никакой нагрузки относительно выстраивания отношений.
Как правильно написать гарантийное письмо?
Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.
Нужно придерживаться официально-делового стиля. Эта документация оформляется на листе формата А4 или на специально разработанном бланке предприятия с его наименованием, всеми необходимыми реквизитами и логотипом. При написании следует опираться на правила делопроизводства. Такой документ отличается однозначностью формулировок, прозрачностью и ясностью намерений «гаранта».
Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).
Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.
Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.
Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.
Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.
Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.
Гарантийное письмо оплаты имеет юридическую силу при грамотном оформлении и соблюдении правил делопроизводства. В обязательном порядке указываются полные реквизиты сторон-партнеров, формулировки «оплату гарантируем», присутствует подпись руководителя и печать организации.
Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.