Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление командировки в 2023, электронный билет, авансовый отчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.
Упрощение авансового отчета
Документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса) предназначен для отражения в учете расходов сотрудника организации за счет средств, полученных сотрудником под отчет (возмещаемых расходов сотрудника). Авансовый отчет представляет собой многостраничный документ и позволяет отражать через подотчетное лицо:
- приобретение товаров и материалов;
- получение возвратной тары у поставщиков;
- оплату денежных средств поставщикам;
- расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ);
- командировочные расходы.
Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, была разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке.
Авансовый отчет по командировке предусматривает простой сценарий работы:
- в авансовом отчете отражаются только командировочные расходы;
- все командировочные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли и для целей налога, уплачиваемого при применении УСН с объектом «доходы минус расходы»;
- подотчетному лицу компенсируются только документально подтвержденные расходы.
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Документы, подтверждающие расходы на авиаперелет
Произведенные налогоплательщиком траты в обязательном порядке должны быть документально подтверждены, иначе их нельзя рассматривать при расчете налога на прибыль.
Для принятия затрат на перелет к учету командированные сотрудники предоставляют:
1) Авиационный билет.
Авиабилет — выполняет роль договора на осуществление воздушной перевозки.
При покупке бумажного авиабилета выдается чек контрольно-кассовой техники или бланк строгой отчетности. При приобретении билета в электронном виде, автоматизированной информационной системой оформления перевозочных документов формируется маршрут /квитанция с информацией о стоимости полета.
2) Посадочный талон.
В нем указывается:
-данные пассажира самолета
-рейс
-дата вылета
-время окончания посадки на рейс
-место выхода на посадку (буква обозначающая зону и цифра)
-номер посадочного места
По письму №03-03-06/1/35212 Минфина России посадочный талон, включая его электронную форму, выданный на электронную регистрацию должен иметь отметку, подтверждающую факт оказания услуги воздушной перевозки. Такой отметкой является штамп о досмотре.
Если штамп отсутствует можно подтвердить авиаперелет иным документом, например справкой, выданной авиакомпанией, а также иными бумагами, косвенно удостоверяющими перелет (авансовый отчет, чеки на оплату проживания в гостинице и т.п.).
Письмом Минфина России от 18.05.2015 №03-03-06/2/28296 разъяснено, что при утрате посадочного талона, доказать, что полет состоялся можно справкой от авиаперевозчика.
Если и такая бумага отсутствует, то расходы на дорогу нельзя учесть для целей налогообложения прибыли.
Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.
Заполняем авансовый отчет по командировке
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Нюансы использования электронных билетов в качестве БСО
Электронный билет (ЭБ) — документ, подтверждающий договор перевозки пассажира и багажа. Он создается в автоматизированной системе (АИС) компании-перевозчика и содержит в цифровом виде сведения о самом пассажире, о рейсе, пунктах отправления и прибытия, багаже, цене проезда.
Форма и порядок применения ЭБ для авиаперевозок регулируются приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. Согласно п. 2 данного приказа выписка из АИС оформления перелетов является частью электронного авиабилета и относится к документам строгой отчетности.
В перечень обязательных реквизитов электронного авиабилета входят сведения в том числе о стоимости полета, форме оплаты и стоимости самого тарифа авиауслуг по перевозке (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134). Если все эти данные зафиксированы, то Минфин РФ разрешает использовать такой ЭБ в качестве БСО (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 № 03-07-11/398).
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?
Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.
Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).
Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.
Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:
- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.
Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.
Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:
- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).
Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?
Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:
- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).
В приказе о направлении в командировку необходимо указать:
- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.
Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.
Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.
Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.
Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:
- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.
Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:
- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.
Авансовый отчет по командировке
Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:
- заболел;
- ушел в отпуск;
- снова получил задание уехать по рабочим вопросам,
то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.
ДЕСЯТЬ ВОПРОСОВ ПО АВАНСОВОМУ ОТЧЕТУ
На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.
Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Командировка генерального директора. Оформление в 2021
Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:
- встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
- открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
- работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
- урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.
Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.
Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.
Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.
Итак, порядок оформления следующий:
- Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
- Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
- Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
- Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
- Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
- Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
- После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
- По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.
Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку). Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.
В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).
Как правило, это следующие сотрудники:
- заместитель директора;
- руководитель отдела кадров;
- руководитель какого-либо подразделения или отдела;
- соучредитель, если таковой имеется;
- бухгалтер.
Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:
- Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
- Нужно получить письменное согласие сотрудника.
- Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Отправка сотрудников в другие города с важными поручениями – это довольно частое явление на предприятиях. Такие поездки называются командировками. Средства, выделяемые на такие поездки должны фиксироваться в бухгалтерском учете особым образом. Работодатель оплачивает пребывание сотрудника в другом городе или государстве, в соответствии с принятым в РФ трудовым законодательством. При этом за работником сохраняется средний заработок и должность.
Выдача денег осуществляется, чаще всего, через кассу предприятия. При этом сумма рассчитывается и выдается заранее, то есть до отъезда сотрудника. Для этого бухгалтер производит расчеты на основании приказа и письменного решения руководителя о направлении сотрудника в командировку. По возвращению, он обязан будет предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.
Как бухгалтеру рассчитать сумму аванса для выдачи его подотчетному лицу? Ниже приведен список того, что следует учитывать при выдаче аванса и составлении авансового отчета:
- сумма транспортных расходов, до места назначения и обратно;
- оплата за проживание в гостинице или хостеле;
- деньг�� на питание (суточные);
- средства на прочие расходы, разрешенные работодателем.
Сумма, выдаваемая в качестве суточных, не зависит от расходов на транспорт и жилье и учитывается отдельно. В 2017 году размер не облагаемых налогом суточных составляет не более 700 рублей по РФ и 2,5 тыс. рублей при командировках за рубеж. Если они превышают указанную сумму, с них вычитается налог (НДФЛ).
Средства выплачиваются как за будничные, так и за выходные дни. Также оплачиваются праздничные и дни вынужденной задержки в пути. После возвращения, работник должен отчитаться в течение 3 дней в бухгалтерии за потраченные суммы. На основании представленных документов формируется отчет.
Учет билетов на ж/д перевозки в бухучете
Подтверждением факта приобретения электронного билета является контрольный купон. Он содержит в себе все реквизиты о пассажире, транспорте, а также поездке. Данный бланк относят к БСО. В том случае, если билеты утеряны, возместить понесенные работником затраты можно по дубликатам документов. Если билет и иные подтверждающие документы составлены на иностранном языке, то потребуется сделать перевод на русский язык основных реквизитов. В случае приобретения работником билетов самостоятельно, за наличные, проводки будут следующими:
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Из кассы работнику выданы деньги на покупку ж/д билета | 71 | 50 |
| На основании авансового отчете, представленного работником, затраты признаны в учете | 26 | 71 |
Начнем, пожалуй, с главной новости —теперь в 1С создан специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок». Те из вас, кто уже работал с компанией Smartway, знакомы с этим инструментом, так как именно на этот счет и передавались билеты из Smartway, чтобы их не нужно было вносить в авансовые отчеты вручную.
Теперь же (начиная с версии 3.0.81 1С:Бухгалтерия 8), все пользователи 1С могут:
- самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов;
- проводить операции с билетами (обмен, доплата, возврат);
- отражать расходы на проезд в авансовом отчете.
Для учета поездки бухгалтеру нужны билеты, а в случае с авиаперелетами — посадочные талоны.
Как в 1с бухгалтерия 8.3 оформить командировку
На многих предприятиях сотрудников направляют в командировки для выполнения служебных обязанностей. В первую очередь бухгалтеру необходимо оформить приказ на командировку, а также выписать командировочное удостоверение работнику.
В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 ограниченный функционал блока расчета заработной платы и кадровые документы, такие как «Приказ на командировку» и «Командировочное удостоверение» в ней отсутствуют.
Перейдем к вопросу оплаты командировочных расходов.
На протяжении всей командировки за работником сохраняется место работы, а также ему полагается начисление, рассчитанное исходя из среднего заработка. Все расходы, которые связаны со служебной командировкой подлежат возмещению.
Рассмотрим пример
Сотрудник ООО «Конфетпром» Иванов А.А. был отправлен в командировку с 23 по 25 ноября 2021 года. Согласно утвержденным правилам суточные в организации выплачиваются в размере 700 руб./сут.
Чтобы оплатить время пребывания сотрудника в командировке пользователю нужно сначала создать новый вид начисления. В меню «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты» открываем справочник «Начисления» и нажимаем кнопку «Создать». Заполняем и настраиваем поля: *наименование — Оплата за время командировки; *НДФЛ – активируем флажок «облагается» и указываем код дохода 2000; *флажок «Доход в натуральной форме» следует установить, если начисление не будет выплачиваться сотрудникам на руки; *страховые взносы — выбираем вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»; *налог на прибыль — активируем флажок «учитывается в расходах на оплату труда» и выбираем статью пп.6, ст.255 НК РФ; *отражение в бухгалтерском учете — указываем способ отражения начисления, согласно которому будут сформированы соответствующие проводки; *исполнительное производство — в этом поле следует указывать вид доходов для целей производство в соответствии с ФЗ от 02.10.2007 г. No 229-ФЗ. *флажок «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не активируем.