Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация 2023 года в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», принимаются к бухучету по справедливой стоимости (п. 14 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения») и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».
Выявлена недостача ОС
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
В бухгалтерском учете отражается:
- Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
- Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
- Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.
В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:
- Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
- Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
- Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
- Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
- Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.
Выявлена безнадежная кредиторская задолженность
Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, включаются в доходы по результатам проведенной инвентаризации при наличии письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 78 Положения по ведению бухучета № 34н, п. 7, 10.4, абз. 4 п. 16 ПБУ 9/99).
Согласно п. 18 ст. 250 НК РФ суммы кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности включаются в состав внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (Письма Минфина России от 21.10.2019 N 03-03-06/1/80551, ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).
Задолженность может быть признана нереальной ко взысканию и по другим основаниям (например, при исключении организации-контрагента из ЕГРЮЛ). Восстанавливать НДС, принятый к вычету при приобретении товаров (работ, услуг), в связи со списанием просроченной кредиторской задолженности не нужно (письмо Минфина России от 21.06.2013 № 03-07-11/23503).
На счетах бухгалтерского учета операции по списанию кредиторской задолженности отражаются так:
- Дебет 41 (10, 08) Кредит 60 — приняты к учету материальные ценности;
- Дебет 19 Кредит 60 — выделен НДС;
- Дебет 68 Кредит 19 — НДС принят к вычету;
- Дебет 60 Кредит 91 — сумма долга включена в состав доходов.
НДС, начисленный при получении аванса, в бухгалтерском учете следует признать прочим расходом с отнесением в дебет счета 91″Прочие расходы».
По мнению Минфина России, сумму НДС с полученного аванса налогоплательщик не может принять к вычету и включить в налоговые расходы (письма Минфина России от 24.05.2022 N 03-07-11/48045, от 07.09.2020 N 03-07-11/78402, от 07.12.2012 № 03-03-06/1/635, постановление АС Московского округа от 14.06.2016 N Ф05-7744/2016 по делу N А41-48192/2015). Вопрос о включении суммы НДС в доходы в составе задолженности законодательством не решен.
Существует мнение, если НДС не признается в составе расходов, то в соответствии с п. 1 ст. 248 НК РФ НДС, предъявленный покупателю в доходы включаться не должен, т. е. сумма долга должна включаться в доходы за минусом НДС. Включение в доход полной суммы авансовых платежей означало бы уплату налога на прибыль с суммы уже уплаченного в бюджет НДС, что противоречит налоговому законодательству. Но следует учитывать, что в письме Минфина РФ от 24.05.2022 N 03-07-11/48045 изложена позиция, что на основании п. 8 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами признается вся списанная кредиторская задолженность. И иная позиция может вызвать споры с налоговыми органами.
- Дебет 51 Кредит 62 — получен аванс от покупателя;
- Дебет 76.АВ Кредит 68 — начислен НДС с аванса;
- Дебет 62 Кредит 91 — сумма долга включена в состав доходов;
- Дебет 91 Кредит 76.АВ — НДС списан в расход без учета в целях налогообложения.
Издание приказа о проведении инвентаризации
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Как документально оформить результаты проверки
Результаты оформляйте на бумажных носителях и подшивайте в отдельную папку.
Рекомендуем следующий пакет документов:
- приказ директора о проведении;
- инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3 или ваша);
- сличительная ведомость (форма ИНВ-19 или ваша);
- письменные объяснения материально ответственных лиц приложите к описям;
- приказ руководителя о списании недостач, оприходовании излишков.
Для бюджетных предприятий:
- результаты отражаем в акте по форме 0504835, данные берем из описей;
- есть расхождения — оформляем ведомость расхождений по форме 0504092.
Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении
Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?
Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.
Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?
Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.
Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?
Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.
Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?
Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.
Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена — тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?
В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.
Основные правила проведения инвентаризации
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Инвентаризация кассы организаций проходит в несколько этапов и начинается с издания соответствующего приказа.
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:
- полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
- выявление недостачи денежных средств;
- обнаружение в кассе излишка денежных средств.
Все эти выводы и результаты подсчета подлежат обязательному отражению в акте инвентаризации (п. 2.5 Методических указаний).
По завершении инвентаризации выявленные расхождения (излишки, недостача), факты несоответствия имущества критериям признания его активом, убытки от обесценения активов или их снижение должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете.
Основанием для отражения в учете записей по результатам инвентаризации являются инвентаризационные описи, ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.
Обзор. Новый ФСБУ «Инвентаризация»
Методичка предусматривает, что инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:
- компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
- юрлиц, не подлежащих обязательному аудиту;
- фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.
Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Малые предприятия обязаны подчиняться общим правилам.
Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, разрешается не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется, не проводите.
Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризация хотя бы раз в год необходима всем организациям, в том числе и малым.
Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что делаем? Есть варианты:
- оставить как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является;
- заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.
Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, можете этого не делать. Как уже говорилось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.
Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «Что делать?», отвечаем на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.
А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.
Инвентаризационная комиссия
Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).
Вместе с тем в более позднем письме (от 19.05.2020 № 02-07-10/41023) Минфин указал, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера.
По мнению автора, решение о наличии бухгалтера в составе инвентаризационной комиссии находится в компетенции учреждения, а письма Минфина носят рекомендательный и разъяснительный характер.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является плановой и проводится в порядке, установленном внутренними документами организации. Это может быть положение об инвентаризации, входящее в состав учетной политики согласно п. 4 ПБУ 1/2008, или иной распорядительный документ, подписанный руководителем (Письмо Минфина России от 09.01.2020 N 07-01-09/73).
В положении об инвентаризации, как правило, указывают:
- когда проведение инвентаризации обязательно;
- сроки проведения инвентаризации в разрезе имущества и обязательств;
- формы документов, используемые для оформления результатов инвентаризации.
При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности следует придерживаться общего порядка:
- составление графика контрольных мероприятий;
- оформление приказа о назначении рабочей инвентаризационной комиссии с указанием места, времени и объема инвентаризации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»);
- получение расписок от материально ответственных лиц (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации);
- проверка наличия и состояния, а также оценка активов и обязательств сплошным методом (п. п. 2.7, 2.8 Методических указаний по инвентаризации);
- проверка наличия и условий хранения документов, подтверждающих нахождение активов в собственности или распоряжении организации, а также технической документации (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации);
- выявление активов, подлежащих списанию (п. п. 3.6, 3.25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации);
- проверка активов на обесценение (п. 35 ПБУ 4/99);
- выявление сомнительной и безнадежной задолженности (п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации);
- подведение итогов инвентаризации и оформление документов (Постановление Госкомстата N 88);
- отражение результатов инвентаризации (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
Оприходование излишков
Активы, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
В налоговом учете излишки включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 8, п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина России от 11.09.2020 N 03-11-06/2/80113). Рыночная стоимость определяется с учетом положений ст. 105.3 НК РФ (п. 5 и ст. 274 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.08.2020 N 03-03-06/1/75787). По оприходованным основным средствам можно начислять амортизацию, но амортизационную премию применять нельзя.
ТМЦ учитываются как обычно. Данное имущество может быть списано в производство или продано. Что касается реализации, то полученный в результате таких операций доход уменьшается на сумму рыночной стоимости реализуемого имущества (учтенной как внереализационный доход), по которой оно было принято к учету (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ, Письма Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-06/1/583, от 11.02.2011 N 03-03-06/1/88, Постановление ФАС МО от 21.02.2013 по делу N А40-2055/12-20-9).
Списание безнадежной задолженности
Списание безнадежной задолженности происходит на основании акта инвентаризации расчетов (форма ИНВ-17) и приказа руководителя (п. 77 Положения по бухучету N 34н, ст. 266 НК РФ, Письма Минфина России от 27.12.2018 N 03-03-06/1/95709, от 13.10.2017 N 03-03-06/1/67057, от 11.07.2017 N 03-03-06/1/43877).
Безнадежная дебиторская задолженность подлежит списанию за счет резерва по сомнительным долгам. Если резерва не хватит, остаток долга идет в расходы (ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 16.01.2018 N 03-03-06/2/1551). В бухгалтерском учете все организации обязаны создавать такой резерв, в налоговом учете — это право организации (п. 70 Положения N 34н, ст. 266 НК РФ, Письмо Минфина России от 31.08.2020 N 03-03-06/2/76195).
Дебиторка подлежит списанию в расходы вместе с НДС (ст. 266 НК РФ, Письмо Минфина от 21.10.2008 N 03-03-06/1/596). По мнению Минфина, при списании долгов по выданным авансам НДС, принятый к вычету с этой предоплаты, необходимо восстановить (Письмо Минфина от 28.01.2020 N 03-07-11/5018).
После списания безнадежная дебиторская задолженность отражается на забалансовом счете 007 в течение пяти лет (п. 77 Положения N 34н).
При УСН списанная дебиторка не учитывается ни в расходах, ни в доходах (Письма Минфина от 20.02.2016 N 03-11-06/2/9909, от 22.07.2013 N 03-11-11/28614).
Безнадежная кредиторская задолженность учитывается в составе доходов и при ОСНО, и при УСН (п. 78 Положения N 34н, пп. 2 п. 1 ст. 248, п. 18 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Если организация на УСН списывает кредиторку по полученному от покупателя авансу, то дохода не возникнет, т.к. доход отражен по мере получения предоплаты (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.03.2016 N 03-11-06/2/14135).
Списание кредиторской задолженности перед поставщиком не обязывает покупателя восстанавливать НДС, ранее принятый к вычету (Письмо Минфина от 21.06.2013 N 03-07-11/23503). При списании кредиторки по полученному авансу исчисленный с него НДС принять к вычету нельзя. Включать его в доходы или в расходы не нужно (ст. 248 НК РФ, Письмо Минфина от 07.12.2012 N 03-03-06/1/635).
Основные правила проведения инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
Основанием для составления акта являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости).
Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к акту прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях.
В данной описи указываются наименование подразделения Центрального банка (кредитной организации), номер открытого в нем счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях.
Кроме того, в инвентаризационной описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
Такая опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам с указанием места и даты проведения инвентаризации, распиской ответственного лица.
В данной описи отражаются:
- наименование и код бланков строгой отчетности;
-
единица измерения;
-
сведения о фактическом наличии (цена, количество);
-
сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
-
сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).
Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
-
сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);
-
сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;
-
номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.
Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.
Возможные основания для дифференциации:
- Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
- Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.
Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.
Чтобы быстрее провести инвентаризацию:
- сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
- оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.
Инвентаризационная опись в бюджете в 2022 году
В целях установления единого порядка ведения бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений в части перехода на применение унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, и обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем (ведомственные информационные системы) и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется ведение бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений и (или) информационное взаимодействие (формирование и обмен информацией), Министерством финансов Российской Федерации принят приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Приказ N 61н) (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июня 2021 г., регистрационный номер 63995).
Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов, используемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее — Методические рекомендации), подготовлены в соответствии с положениями нормативно-правовых актов, определяющих единые требования к ведению бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее ? бухгалтерский учет) организациями бюджетной сферы в части порядка формирования электронных первичных учетных документов и обязательных реквизитов первичных учетных документов:
Бюджетного кодекса Российской Федерации;
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации России от 31.12.2016 N 256н;
иных федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов;
приказа Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений) и инструкции по его применению»;
приказа Министерства финансов Российской Федерации от 06.12.2010 N 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению»;
приказа Министерства финансов Российской Федерации от 16.12.2010 N 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению»;
приказа Министерства финансов Российской Федерации от 23.12.2010 N 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению»;
иных нормативных правовых актов.
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее ? Закон N 402-ФЗ) порядок ведения бюджетного учета и составления и представления бюджетной отчетности для организаций бюджетной сферы устанавливается бюджетным законодательством Российской Федерации.
Основополагающим документом, устанавливающим общие принципы бюджетного законодательства Российской Федерации, организации и функционирования бюджетной системы Российской Федерации, правовое положение субъектов бюджетных правоотношений, определяющим основы бюджетного процесса и межбюджетных отношений в Российской Федерации является Бюджетный кодекс Российской Федерации (далее — Бюджетный кодекс).
На основании статьи 165 Бюджетного кодекса установление единого порядка ведения бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, а также форм документов, необходимых для реализации указанных полномочий является исключительной компетенцией Министерства финансов Российской Федерации.
В рамках реализации указанных полномочий и в целях обеспечения реализации централизованных моделей ведения бухгалтерского учета в соответствии бюджетным законодательством Российской Федерации Министерством финансов России в рамках реализации ведомственного проекта «Электронный СМАРТ-контроль (контроллинг) и учет государственных финансов для управленческих решений» осуществляется разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (унифицированных форм электронных первичных учетных, регистров бухгалтерского учета).
Разработка альбома унифицированных форм электронных первичных учетных документов в целях перехода организаций бюджетной сферы всех уровней бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на электронный документооборот предусмотрена на 2021 — 2023 годы.
Положение Приказа N 61н вступившего в 2021 году (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июня 2021 г.) содержит ряд отлагательных норм по его обязательному правоприменению.
Унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, применяются:
1. С 1 января 2022 года ? при ведении бюджетного учета территориальными органами, федеральным казенным учреждением «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее ? уполномоченные организации) при осуществлении ими централизуемых полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений, переданных в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.02.2020 N 153 «О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений». Перечень федеральных органов исполнительной власти централизуемые полномочия которых осуществляются уполномоченными организациями приведен в Приложении N 1 к настоящим Методическим рекомендациям;
2. До 1 января 2023 года:
2.1. При ведении бюджетного учета финансовыми органами субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) и (или) их территориальными органами, подведомственными казенными учреждениями (далее — региональные (муниципальные) уполномоченные организации), а также ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями при осуществлении ими централизуемых полномочий в случаях, предусмотренных едиными учетными политиками при централизации учета.
В соответствии с частью 3.1 статьи 7 Закона N 402-ФЗ порядок передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской (финансовой) отчетности организациями бюджетной сферы устанавливается бюджетным законодательством Российской Федерации.
В соответствии с пунктом 6 статьи 264.1 Бюджетного кодекса по решению высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации, местной администрации полномочия соответственно федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местной администрации (их территориальных органов, подведомственных казенных учреждений) по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации и их перечислению, по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, консолидированной отчетности бюджетных и автономных учреждений, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные (муниципальные) органы могут быть переданы в соответствии с общими требованиями, установленными соответственно финансовому органу субъекта Российской Федерации, финансовому органу муниципального образования.
Правила проведения инвентаризации в бюджетном учреждении регламентируются действующим законодательством. Одним из основных требований к корректному проведению проверки казенного имущества является обязательное формирование состава комиссии. Приказом на инвентаризацию в бюджетном учреждении устанавливаются конкретные лица, которые будут входить в члены этой комиссии. В круг лиц, представленных к проведению проверки, входят исключительно сотрудники штата данного предприятия, но никак не сторонние лица в виде эксперт-оценщиков, работников государственных инспекций и так далее. Обязательными представителями комиссии являются главный и рядовой бухгалтер, а возглавляют ее руководитель и его заместитель. Важно заметить, что материально-ответственные лица не могут входить в состав проверяющих. Помимо членов проверяющей группы директором учреждения утверждаются в приказе конкретные сроки проведения проверки. По окончании инвентаризации имущества в бюджетном учреждении производится анализ недостач и излишков, выявляются виновные, производится административное взыскание с виновных лиц, если таковые имеются.